با دانستن این ۵ نکته می‌توانید مدیریت زمان بهتری داشته باشید

به گزارش مجله خبری نگار، آیا در پیدا کردن یک سیستم مدیریت زمان خوب که به کارتان بیاید، به مشکل برخورده‌اید؟ در این مقاله ما به چند نکته اشاره می‌کنیم که می‌تواند به شما در انتخاب روش مدیریت زمان مناسب کمک کند. شیوه‌های مدیریت زمان بسیار زیاد هستند، چرا که نیاز‌های افراد با هم متفاوت است. بنابراین، برای یافتن راهی برای مدیریت برنامه‌ها و وظایف خود که مناسب سبک زندگی شما باشد، ابتدا باید نیاز‌های خود را بشناسید. عواملی مثل میزان در دسترس بودن، سطح انرژی، سلامتی و حتی علایق شما همگی در این امر دخیل هستند. برای همین است که یک روش مدیریت زمان پرطرفدار لزوماً قرار نیست برای شما هم مناسب باشد.

این مقاله علاوه بر نشان دادن نکات کاربردی و مهم در انتخاب یک روش مدیریت زمان مناسب، به شما کمک می‌کند بفهمید که چرا نمی‌توانید از روشی استفاده کنید که چند سال پیش برایتان خوب کار می‌کرد! با استفاده از پنج مرحله‌ای که در ادامه ذکر شده‌اند می‌توانید نیاز‌های مدیریت زمان خود را بهتر بشناسید.

۱- بدانید چه چیزی وقت شما را می‌گیرد

با تهیه یک لیست از همه چیز‌هایی که وقت شما را در طول روز می‌گیرند، شروع کنید. همه کار‌های انفرادی و گروهی را در نظر بگیرید. زمانی که برای کار‌های خانه، فعالیت‌های اجتماعی و امور مربوط به سلامتی مانند ورزش صرف می‌کنید را در آن بگنجانید. فراموش نکنید که چند ساعت را برای استراحت، نه فقط برای خواب، بلکه برای غذا و سایر فعالیت‌های آرامش‌بخش نیز بگذارید.

اگر اهل محاسبات ذهنی نیستید، می‌توانید از یک برنامه برای محاسبه کمک بگیرید. Toggl Track یک برنامه برای تلفن همراه است که به صورت رایگان عرضه شده و همچنین به عنوان یک برنامه دسکتاپ و تحت وب نیز موجود است. شما می‌توانید از آن برای مدیریت زمانی که صرف می‌کنید، استفاده کنید.

برای اینکه بهترین نتیجه را از Toggl Track بگیرید، بهتر است برای هر نوع کار یک پروژه ایجاد کنید. به عنوان مثال برای امور مربوط به خانه، محل کار، فعالیت‌های اجتماعی و غیره، پروژه‌های مختلفی ایجاد کنید. شما می‌توانید با استفاده از برچسب‌ها جزئیات بیشتری را نیز مشخص کنید. هر بار که یک وظیفه را دنبال می‌کنید، این برنامه آن را به گزارشات جاری شما اضافه می‌کند، بنابراین می‌توانید ببینید زمان شما به چه صورت می‌گذرد.

۲- از سطح انرژی خود آگاه باشید

آیا شما آدم سحرخیزی هستید یا این که صبح‌ها به زور خود را از رختخواب بیرون می‌کشید؟ بسیاری از روش‌های مدیریت زمان یا برای خروس‌های سحرخیز و یا برای جغد‌های شب خوب عمل می‌کنند! اما تعداد کمی از آن‌ها هستند که برای هر دو مناسب باشند. پس، دانستن اینکه در کدام گروه قرار می‌گیرید می‌تواند به شما در انتخاب روش مناسب‌تان کمک کند.

اما دانستن اینکه چه زمانی بیشترین انرژی را دارید تازه شروع کار است. علاوه بر آن، باید بدانید که چه نوع وظایفی به شما انرژی می‌بخشد و چه کار‌هایی برایتان خسته کننده است. این دسته‌بندی را برای همه امور از جمله فعالیت‌های تفریحی و اجتماعی انجام دهید. این کار به شما می‌گوید که چقدر می‌توانید در یک روز کار انجام دهید و دفعات و زمان انجام کار‌های مختلف را نیز به شما نشان می‌دهد.

نیاز‌های انرژی شما می‌تواند یک سیستم مدیریت زمان را تنظیم و یا خراب کند. به عنوان مثال، روشی که توصیه می‌کند روز را با فعالیت‌های آسان شروع کنید، احتمالاً برای کسانی که شب‌بیداری می‌کنند، مناسب‌تر از افراد سحرخیز خواهد بود.

۳- انگیزه‌های خود را بشناسید

انگیزه، سهم مهمی در مبارزه با به تاخیر انداختن کار‌ها دارد. به این فکر کنید که چه چیزی برای شما انگیزه بخش است، چه از نظر مثبت و چه از نظر منفی! که این شامل پاداش‌هایی که می‌خواهید به آن‌ها برسید و مجازاتی که می‌خواهید از آن‌ها اجتناب کنید، می‌شود.

لیستی از اهداف مختلفی را که مد نظر دارید، بنویسید و آن‌ها را از بیشترین تا کمترین جذابیت رتبه‌بندی کنید. پاداش‌ها می‌توانند شامل مواردی از جمله بیرون رفتن در شب با دوستان باشد. عواقب نیز می‌تواند شامل جریمه‌های پولی یا از دست دادن یک رویداد باشد. موارد کوچک مانند ناامید کردن یک دوست یا ستایش شدن توسط دیگران را نیز می‌توانید در این لیست بگنجانید.

وظایفی که برای شما انگیزه بیشتری ایجاد می‌کنند، کار‌هایی هستند که هم می‌توانید به عنوان پاداش در نظر بگیرید و هم تنبیه. با دانستن انگیزه‌های خود، می‌توانید برنامه‌ها و روش‌هایی که می‌خواهید از آن‌ها استفاده کنید را به درستی انتخاب کنید.

۴- به‌روز باشید

نیاز‌های شما همراه با سبک زندگی‌تان تغییر می‌کنند. به همین دلیل است که پایبند بودن به یک تکنیک مدیریت زمان که قبلاً کاملاً برای شما کارآمد بوده، می‌تواند بسیار سخت باشد. برای اطمینان از اینکه طبق برنامه پیش می‌روید، برنامه خود را هر هفته ارزیابی کنید و به چگونگی وقت گذراندن خود توجه کنید. برخی از کار‌ها ممکن است بیشتر از گذشته به طول بینجامد، یا بالعکس، ممکن است سریع‌تر انجام شده و برای انجام آن‌ها به زمان کمتری نیاز داشته باشید.

این کار همچنین به شما کمک می‌کند تا مسئولیت‌هایی که به برنامه خود وارد یا از آن خارج می‌کنید را نیز بتوانید پیگیری کنید. به همین دلیل است که ردیابی زمان در برنامه تقویم از جنبه‌های محبوب مدیریت زمان است. اپ‌های برنامه‌ریزی و ردیابی زمان به راحتی می‌توانند ببینند چه بخشی به خوبی کار می‌کند و چه چیزی نیاز به‌بروزرسانی دارد. بهتر است هر چند ماه یکبار بنشینید و به این موارد رسیدگی کنید.

۵- روشی را انتخاب کنید که مناسب شما باشد

نیاز‌های مدیریت زمان هر فرد متفاوت است، بنابراین نیاز خود را با دقت ارزیابی کنید. با شناخت درست از سبک زندگی‌تان می‌توانید یک سیستم مفید جهت مدیریت زمان انتخاب کرده و از اتلاف وقت و انرژی جلوگیری کنید.

با درک نیاز‌های زمانی، انرژی و انگیزه خود، می‌توانید انتخاب کنید که از کدام روش‌ها و برنامه‌ها استفاده کنید. علاوه بر این‌ها، با به‌روز بودن، می‌توانید مطمئن شوید که ابزار‌های شما همراه با نحوه فعالیت‌تان تکامل می‌یابند.

منبع:دیجی رو