چرا در طول روز زمان کم می‌آوریم؟

به گزارش مجله خبری نگار، در دنیای پرشتاب مدیریت و رهبری، کارشناسان تأکید می‌کنند راه اثرگذاری بیشتر نه در کار کردنِ بیشتر، بلکه در تمرکز آگاهانه بر مهم‌ترین اولویت‌ها نهفته است.

اگر شما هم مانند بسیاری از مدیران و رهبران سازمانی هستید، احتمالاً بار‌ها آرزو کرده‌اید کاش روز‌ها ۲۵ ساعت داشتند یا هفته‌ها هشت‌روزه بودند تا بتوانید از پس تمام مسئولیت‌ها و کار‌هایی که روی دوشتان است بربیایید. در جایگاه مدیریتی، اغلب این احساس وجود دارد که زمان هرگز کافی نیست و همیشه در حال عقب‌ماندگی و جبران هستید. جلسات پشت‌سرهم، تصمیم‌های فوری، فشار نتایج و انتظارات بالا، همگی باعث می‌شوند احساس کنید کنترل زمان از دستتان خارج شده است.

رهبران سازمانی مرتب می‌پرسند چگونه می‌توان بهره‌وری بیشتری داشته باشند. این سؤال کاملاً قابل‌درک است؛ به‌ویژه وقتی بسیاری از مدیران ارشد حوزه فناوری به‌شدت درگیر بهینه‌سازی فرایند‌ها و عملکرد شرکت‌هایشان هستند. اما واقعیت این است که در مقطعی، شما تمام قطره‌های بهره‌وری ممکن را از روزتان گرفته‌اید و دیگر راه‌حل، «انجام دادن کار‌های بیشتر» نیست. گام بعدی، یاد گرفتن هنر اولویت‌بندی است.

مدیران فناوری با تسلط بر اولویت‌بندی، می‌توانند عملاً یک یا دو ساعت اضافه در روز برای خودشان خلق کنند. استراتژی‌های سنتی مدیریت زمان اغلب برای رهبران کارایی لازم را ندارند، چون روز‌های آنها قابل پیش‌بینی نیست، جلسات بخش عمده برنامه‌شان را اشغال می‌کند و تقریباً همه چیز «فوری» به نظر می‌رسد. در ادامه، سه راهبرد کلیدی برای تمرکز بهتر زمان و انرژی معرفی می‌شود؛ راهبرد‌هایی که به شما کمک می‌کند بیشترین اثرگذاری ممکن را داشته باشید.

اولویت‌هایتان را کاملاً شفاف کنید

اولویت‌بندی از شناخت دقیق اولویت‌ها آغاز می‌شود. شما دقیقاً به‌دنبال چه چیزی هستید و موفقیت را چگونه تعریف می‌کنید؟ اگر اهداف شما مبهم و گنگ باشند، حتی بهترین تکنیک‌های مدیریت زمان هم شکست خواهند خورد.

شفافیت لزوماً پیچیده نیست. برای مثال مدیرعامل یک شرکت تنها سه هدف اصلی برای سال آینده تعریف کرد: افزایش تعداد کاربران اپلیکیشن، کاهش هزینه‌های عملیاتی و رشد سود نهایی. همین سه اولویت، مبنای تمام تصمیم‌های او شد.

پس از آنکه هیئت‌مدیره با این چشم‌انداز موافقت کرد، او زمان و انرژی خود را کاملاً با این اهداف هم‌راستا ساخت و تمام ابتکار‌ها و پروژه‌هایی را که در این چارچوب نمی‌گنجیدند، متوقف کرد. او فردی اجتماعی بود و مرتب برای حضور در پادکست‌ها، کنفرانس‌ها و رویداد‌های شبکه‌سازی دعوت می‌شد. اما داشتن اولویت‌های شفاف به او این امکان را داد که با اطمینان «نه» بگوید؛ هر جا که آن فعالیت واقعاً تأثیری بر اهداف کلیدی نداشت.

نکته مهم‌تر این بود که او این اولویت‌ها را در یک نشست عمومی با کارکنان مطرح کرد و به مدیران و اعضای تیم اختیار داد هر کاری را که با این سه هدف هم‌خوانی ندارد، به چالش بکشند. اگر مدیری پروژه‌ای خارج از این اولویت‌ها پیش می‌برد، کارکنان تشویق می‌شدند مستقیماً موضوع را با خود مدیرعامل در میان بگذارند. به این ترتیب، او نه‌تنها زمان خودش، بلکه فرهنگ تمرکز و هم‌راستایی را در کل سازمان نهادینه کرد.

آنچه اهمیت ندارد را حذف کنید

یکی از سریع‌ترین راه‌ها برای بازپس‌گیری زمان، حذف بی‌رحمانه حواس‌پرتی‌هاست. می‌توانید این کار را شبیه به ساختن یک «فهرست کار‌هایی که نباید انجام داد» در نظر بگیرید. این رویکرد را هم برای پروژه‌های کاری و هم برای قرار‌ها و جلسات به کار ببرید، چرا که مدیران بخش عمده روز خود را در جلسات می‌گذرانند.

کارشناسان معمولاً به مدیران توصیه می‌کنند هر هفته یک «بازبینی تقویم» انجام دهند. برنامه هفته پیشِ رو را مرور کنند و هر جلسه‌ای را که با معیار‌ها و اولویت‌ها هم‌خوانی ندارد، رد یا شخص دیگری را به‌جای خود بفرستند.

البته شرط مهم این است که این زمان بازیافته‌شده را آگاهانه برای کار‌های باارزش اختصاص دهید، نه اینکه دوباره آن را با جلسات بیشتر پر کنید. حذف، اگر هدفمند نباشد، به‌سرعت جای خود را به شلوغی جدید می‌دهد.

هوشمندانه تفویض اختیار کنید

شما نمی‌توانید همه چیز را حذف کنید، اما می‌توانید کار‌های بیشتری را واگذار کنید. خوشبختانه هرچه در مسیر شغلی بالاتر می‌روید، افراد بیشتری در دسترس شما هستند که می‌توانند کمک کنند. نکته کلیدی این است که از آنها کمک بخواهید، نه اینکه انتظار داشته باشید ذهن شما را بخوانند. پیش از آنکه کاری را خودتان انجام دهید، از خود بپرسید:

آیا این کار واقعاً در «منطقه نبوغ» من است؟ آیا فرد دیگری می‌تواند این کار را حتی ۵۰ درصد به خوبی من انجام دهد؟ با تمرکز روی این کار، از انجام چه کار مهم‌تری بازمی‌مانم؟ اگر کاری واقعاً در حوزه توانمندی منحصر‌به‌فرد شما نیست، آن را به فرد دیگری بسپارید. این کار به شما اجازه می‌دهد بر بخش‌هایی تمرکز کنید که ارزش افزوده واقعی شما در آنهاست.

آیا می‌توانید از شریک زندگی‌تان در کار‌های خانه کمک بگیرید؟ آیا می‌شود نسخه‌های دارویی، خرید مواد غذایی یا انجام امور روزمره را خودکار یا برون‌سپاری کرد؟ همه اینها فضای ذهنی و زمانی ایجاد می‌کند تا روی آنچه واقعاً اهمیت دارد تمرکز کنید.

در نهایت، شما نمی‌توانید زمان بیشتری خلق کنید. اما می‌توانید آگاهانه‌تر از زمان موجود استفاده کنید. تمرکز بر اهداف اصلی کسب‌وکار، حذف حواس‌پرتی‌ها و واگذاری کار‌هایی که در حوزه نبوغ شما نیستند، سه راهبردی هستند که فضای ذهنی، زمان و انرژی بیشتری در اختیارتان قرار می‌دهند؛ فضایی که می‌تواند از کسب‌وکار و زندگی شما به بهترین شکل ممکن حمایت کند. شما از پسش برمی‌آیید.

منبع:فرارو