به گزارش مجله خبری نگار،در این مطلب به بررسی ۱۰ تکنیک هوشمند مدیریت زمان که به شما کمک میکند بر این شلوغیها غلبه کنید، میپردازیم. با ما همراه باشید.
نظارت بر زمانی که برای انجام کارها صرف میکنید، میتوانید نمای کلی از مناطقی را که نیاز به بهبود دارند، به شما ارائه دهد. این نظارت میتواند به این امکان را به شما بدهد تا از تجربهها درس بگیرید و یک تکنیک ساده برای مدیریت زمان است.
با گذاشتن یک تایمر به هنگام شروع یک کار جدید، و بعد از انجام آن، میتوانید مدت زمانی که صرف انجام یک کار خاصمی کنید را بسنجید. این به شما این امکان را میدهد که انتظارات خود را با واقعیت مقایسه کنید و براساس یافتههای خود اصلاحاتی انجام دهید.
خوردن قورباغه، اصطلاحی است که توسط برایان تریسی مطرح میشود که به تکمیل اولین وظیفه شما اشاره دارد. این اصطلاح برگرفته از نقل قول مارک تواین است که میگوید:
“اگر کاری که باید انجام دهید، خوردن یک قورباغه است، بهتر است ابتدای صبح این کار را انجام دهید و در صورتی که وظیفه شما خوردن دو قورباغه است، بهتر است ابتدا بزرگترین قورباغه را بخورید. ”
هیچ احساسی بزرگتر و بهتر از انجام یک کار بزرگ و تمام کردن آن نیست. مفهوم قورت دادن قورباغه حاکی از آن است که اگر ابتدا بزرگترین کار خود را انجام دهید، احساس موفقیت در آن به حدی عالی خواهد بود که انجام بقیه وظایف تان در مقایسه با آن، ناچیز به نظر میرسد.
این قانون که تحت عنوان قانون پارتو نیز شناخته میشود، نشان میدهد که ۸۰ درصد از نتایج مؤثر از ۲۰ درصد وظایف شما ناشی میشود. این اساساً بدان معنی است که برای هر ۱۰ وظیفهای که دارید، فقط دو نتیجه با کیفیت خواهید داشت، بنابراین مطمئناً آنها مواردی هستند که میخواهید روی آنها تمرکز کنید.
لیستی از ۱۰ کار را که باید به ترتیب اولویت بندی انجام دهید بنویسید. به دو مورد اول در لیست نگاه کنید و در طول روز تمرکز خود را روی آنها قرار دهید. حتی اگر تا پایان روز لیست تان را تکمیل نکنید، حداقل مهمترین آنها را انجام داده اید
بلوکهای زمانی برنامه ریزی یک تکنیک مدیریت زمان است که میتواند به شما کمک کند تا از شر عوامل حواس پرتی خلاص شوید. ایده این است که شما بازههای زمانی را در طول روز برای انجام یک کار خاص مسدود کنید و در طول آن زمان، تنها بر روی همان کار تمرکز میکنید.
یک روش واضح برای انجام آن بر اساس مهلتهای مقرر شما است. اگر یک کار فوری دارید که باید تا بعد از ظهر به پایان برسانید، منطقی است که چند ساعت صبح را مسدود کنید تا روی آن کار کنید.
با این حال، راه دیگر برای مسدود کردن موثر وقت شما، برنامه ریزی کارها با توجه به زمانی که شما بیشترین کار را دارید، میباشد. به عنوان مثال، اگر فهمیدید که بلافاصله بعد از استراحت ناهار بازدهی کمتری دارید، پس کارهای روزمرهای که نیازی به تفکر خلاق زیادی ندارند (مانند بررسی ایمیل هایتان) را برنامه ریزی کنید.
یک مانع بزرگ برای مدیریت زمان موثر، تعلل و به تعویق اندازی کارها است و اعمال قانون ۲ دقیقهای میتواند به غلبه بر آن کمک کند. اکثر کارهای شما معمولا چیزهایی هستند که در حال حاضر قادر به انجام آن هستید، قسمت سخت آن فقط شروع آن است.
بخش اول این قانون، که از کتاب دیوید آلن به نام “به انجام رساندن کارها”، نشات میگیرد، بیان میکند که اگر انجام یک کار کمتر از دو دقیقه زمان میبرد، فقط آن را انجام دهید. پس از اینکه آن را به پایان رساندید به شروع کار دیگر فکر کنید.
قسمت دوم این قانون توصیه میکند که اگر میخواهید عادت جدیدی را شروع کنید، مطمئن شوید که این عادت کمتر از دو دقیقه از وقت شما را میگیرد، زیرا این ایده را دنبال میکند که هر هدف میتواند در عرض دو دقیقه یا کمتر آغاز شود.
در حالی که به نظر میرسد هنگام انجام چند کار به طور همزمان، در زمان کمتری کار بیشتری انجام میدهید، انجام چند کار واقعا میتواند تاثیر معکوس داشته باشد. این میتواند باعث کاهش بهره وری و تمرکز شما شود، و باعث شود زمان طولانی تری صرف به پایان رساندن کارها کنید.
برای کمک به مبارزه با نیاز به انجام چند کار، از شر هر چیزی که پتانسیل منحرف کردن توجه شما از کار را دارد دارد، خلاص شوید. به عنوان مثال، هنگام کار با مرورگر کامپیوتر فقط یک تب بازکنید!
یادگیری مهارت “نه گفتن” ممکن است یکی از مهمترین تکنیکهای مدیریت زمان به نظر برسد، اما وقتی شروع به انجام آن میکنید، متوجه خواهید شد که چقدر زمان برای مقابله با وظایف خود پس انداز کرده اید.
منظور ما از نه گفتن به چیزی به معنای گفتن نه به همه چیز نیست. در عوض، این مهارت شما را تشویق میکند که چیزهایی که مهم هستند، را اولویت بندی کنید. زمانی که بدانید کدام یک از کارها مهم هستند، متوجه خواهید شد که دیگر وقت خود را صرف نشستن در جلساتی که نیازی نیست در آن شرکت کنید و یا انجام کاری که به کار شما ارتباطی ندارد، نخواهید کرد.
روتینهای روزمره این قدرت را دارند که به شما کمک کنند وقت هدر رفته تان را بازگردانید. همان طور که روتینهای روزانه ساختار روز شما را شکل میدهند، میتوانند شما را کارآمدتر کنند و فعالیتهای بقیه روز را نیز به موقع تنظیم کنند.
یک روتین صبح موثر به این معنا نیست که شما باید چندین کیلومتر قبل از طلوع خورشید بدوید و یا یک لیوان تخممرغ خام بنوشید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که چند کاری را برنامه ریزی کنید که به شما کمک کند در صبح انرژی بیشتری داشته باشید و آن را تکرار کنید تا زمانی که برایتان تبدیل به یک عادت شود.
برخی از نمونه کارهایی که میتوانید انجام دهید عبارتند از: مرتب کردن تختخواب، انجام حرکات کششی به مدت پنج دقیقه یا نوشیدن یک لیوان آب میوه.
درست مانند روتین صبح، یک روتین شبانه هم میتواند ساختار را برای روز شما فراهم کند. اتمام کارها در طول دو ساعت آخر قبل از خواب نیز میتواند به خواب بهتری در طول شب داشته باشد، که همیشه برای مدیریت زمان مفید است.
منظور ما از داشتن روتین شبانه انجام کار جدی نیست، این روتین میتواند فقط فکر کردن به برنامههای روز بعد و برنامه ریزی دقیق برای انجام آن باشد. از جمله کارهایی که میتوانید در این زمینه انجام دهید، آماده کردن وسایل مربوط به ورزش و یا آماده کردن صبحانه و ناهار روز بعد باشد.
اگرچه ممکن است استراحت کردن یک روش مدیریت زمان ضد تولید به نظر برسد، اما استراحت منظم در محل کار برای سلامت روان و حفظ کارآیی مهم است. مهم است که استراحت خود را انجام دهید، زیرا کار مستقیم از طریق آنها میتواند شما را نسبت به خستگی در تصمیم گیری و کاهش خلاقیت مستعدتر کند.
مهم است که در مواقع نیاز شروع به استراحت کنید، زیرا کار زیاد بدون استراحت میتواند شما را در برابر خستگی و کاهش خلاقیت بیشتر آسیب پذیر کند. بدن و ذهن شما به استراحت و تغذیه نیاز دارد، بنابراین در مواقع لزوم استراحت کنید، یک نهار سالم بخورید و یا پاهایتان را دراز کنید. با استراحتی کوتاه نیروی تحلیل رفته تان باز خواهد گشت و با انگیزه بیشتری به کار خود ادامه خواهید داد.
در صورتی که روزانه با حجم زیادی از کارها سر و کار دارید، به کارگیری تکنیکهای بالا میتواند بسیار مفید باشد. این تکنیکها را به کار گیرید و از انجام به موقع کارها لذت ببرید. موفق باشید.
منبع:آلامتو