۶ ضعف فاحش مدیریت و راهکار‌هایی عملی برای حل آن‌ها

مجله خبری-سبک زندگی نگار: امروز روز ملی کارآفرینی نامگذاری شده است و به همین مناسبت تصمیم گرفتیم مطلبی در حوزه مدیریت و کارآفرینی تهیه کنیم و به جای نوشتن مطلبی تکراری و کلیشه‌ای در این مورد، بنا شد که با مطلبی در حوزه ضعف‌های حوزه مدیریت و کارآفرینی در خدمت شما باشیم. مدیریت و رهبری یک مجموعه کاری کار آسانی نیست و مهارت در این حوزه اغلب به زمان و صبر دارد تا در ایفای این نقش کلیدی به مهارت کافی دست یابید. در قلب این نقش، چیزی که اغلب کارمندان می‌خواهند کسی است که نقش رهبری آن‌ها را بر عهده داشته باشد نه کسی که نقش رییس و مافوق را برای آن‌ها ایفا کرده و تنها آنان را امر و نهی سازد.

اگر اهداف و انگیزه‌های شما به عنوان مدیر، معطوف به منافع شرکت و تیم کاری آن باشد احتمال این که در رهبری گروهتان شکست بخورید بسیار کم خواهد بود. اما اگر در هدایت شرکت تازه تاسیس شده و تیم کاری خود خوب عمل کنید نیز هنوز جایی برای بهبود راهکار‌های مدیریتی شما وجود دارد. 

۱- عدم اعتماد به کارکنان

مدیران جدید اغلب بیش از حد کارکنان خود را کنترل کرده و یا بیش از ظرفیت و توانایی آن‌ها برایشان مسئولیت و بار کاری تعیین می‌کنند. تنها دلیل چنین روشی این است که مدیران به کارکنان خود اعتماد کافی نداشته و فکر می‌کنند که به اندازه آنان در انجام وظایف خود موفق نیستند.

کیشا اَی ریورز، موسس و رییس بخش محصولات گروه تولیدی The KARS Group Ltd در این باره چنین می‌گوید:” این شرایط زمانی رخ می‌دهد که مدیریت نقش خود را اشتباه درک کرده و به جای آن نقش سرکارگر یا مدیر را در تلاش برای اطمینان از درست انجام شدن کار‌ها ایفا می‌کنند. بهترین رویکرد این است که تمام جزییات مربوط به کاری که باید انجام شود توسط مدیر کنترل نشده بلکه تمرکز شما باید روی خروجی‌هایی تعیین شده و اعتماد به تیم کاری برای رسیدن به هدف مذکور باشد. حمایت‌ها و پشتیبانی‌های مقطعی بهترین رویکرد برای اطمینان از حاصل شدن پیشرفت است، نه اینکه بخواهید کوچکترین و ساده‌ترین ایمیل‌ها برای شما نیز ارسال شود یا از تیم کاری خود بخواهید که گزارش‌های کاری روزانه برای شما تهیه کنند”.

هیثر موناهان، موسس گروه آموزش کاری Boss in Heels بر این باور است که بسیاری از مدیران از اعتماد به کارمندان در حوزه اطلاعات شرکت بیم دارند و بدین ترتیب از به اشتراک گذاشتن آیتم‌های باارزش با آنان شکست می‌خورند. او می‌گوید:” تصمیم برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات کلیدی و تماشای این که چطور تیم شما این اطلاعات را مدیریت می‌کند رویکرد مناسبی برای اعتماد سازی در سطح کل شرکت می‌باشد”.

۲- داشتن تماس بیش از حد با کارمندان

داشتن تماس ۲۴ ساعته و در طول ۷ روز هفته به نماد نیروی کار سیار امروزی تبدیل شده است. ارتباط دائم و همیشگی با کارمندان به مدیران این امکان را می‌دهد که در مسیر انجام کار بازخورد‌ها را نشان داده و در مناطق زمانی مختلف بتوانند به راحتی کارکنان خود را مدیریت نمایند. اما مشکل این است که این سبک مدیریت می‌تواند به کانکشن دائمی و پیوسته و رویکرد مدیریتی حضور در همه جا منجر شود که برای مدیران و اعضای تیم کاری به یک اندازه بد خواهد بود. به گفته نیکلاس ثورن، مدیر عامل کمپانی Basno در دسترس بودن دائمی می‌تواند در نهایت به ناتوان ساختن و گرفتن قدرت تصمیم گیری از کارمندانی منتهی شود که حس می‌کنند همیشه باید آنلاین باشند، زیرا مدیر آن‌ها اعتقاد دارد که باید همیشه تایید او را در مورد همه چیز داشته باشند.

وی در این باره چنین می‌گوید:” مدیران باید در توانمند سازی اعضای تیم کاری خود برای کار قاطعانه بسیار عملگرا باشند. تنها به این دلیل که ابزار‌های مدیریت پروژه، پیام دهی آنی، ایمیل و ... به مدیر امکان می‌دهد که در هر دقیقه از تصمیم گیری‌های که صورت می‌گیرد مشارکت داشته باشد، نباید گفت که این سبک برای تمام افرادی که در این پروسه شرکت دارند مناسب است. به طور واضح صحبت کنید تا انتظارات ثابت خود را تعیین نمایید و در گفتن «من به قضاوت تو اطمینان دارم» درنگ نکنید”.

موناهان می‌افزاید که مدیران بسیار فعال معمولا در دسترس نیستند. تنها باید خود را در برابر انتظارات معقول در دسترس و مسئول بدانید. کار کشیدن بیش از حد از خود بیشتر از نتایج مثبت، نتایج منفی در بر خواهد داشت، چه برای شما و چه تمامیت شرکت. تعیین محدودیت‌ها و فهمیدن این که نمی‌توانید همه کار‌ها را انجام دهید، به شما امکان می‌دهد که بخشی از وظایف خود را حذف کرده و روی اولویت‌ها تمرکز داشته باشید”.

۳- بی تحرکی و رکود

تمامی مدیران در نهایت با خطر بن بست در مسیرشان مواجه خواهند شد. روش کنونی انجام کار‌ها شاید قابل ادامه باشد، اما مهم این است که به خود یا تیم تان اجازه ندهید دچار بی تحرکی و رکود شود. لیز التینگ، مدیرعالم سرویس تجاری TransPerfect در این باره می‌گوید:” بزرگ‌ترین تهدید برای یک تجارت موفق بی تحرک شدن و از دست دادن میل نوآوری و خلاقیت است”. بهترین کاری که به عنوان مدیر برای تیم خود می‌توانید انجام دهید این است که با ان‌ها ارتباط برقرار کرده و ذهنیت روشنی از چرایی کاری که انجام می‌دهید در ذهن آن‌ها ایجاد نمایید.

هدف شرکت شما بدون نوآوری مداوم احتمالاً کارآیی و اعتبار خود را از دست خواهد داد و به یاد آوردن هدف سازمانی باعث می‌شود که مشارکت بیشتری داشته و رشد کنید. برای انطباق با شرایط و محدویت‌های تازه، مدیران باید به بازخورد‌های هر کسی در شرکت حضور دارد توجه نمایند، حتی مشتریان. التینگ می‌گوید:”این بازخورد‌ها باارزش‌ترین اطلاعات برای تضمین موفقیت شرکت شماست. درخواست بازخورد از آن‌ها را نه تنها در اولویت قرار دهید بلکه این بازخورد‌ها را تحلیل کرده و بر اساس آن‌ها عمل کنید”.

۴- نیاز به محبوبیت و تحسین شدن

مدیران نیز انسان هستند و طبیعی است که آن‌ها نیز دوست دارن تایید شوند. اما نیاز به تایید شدن از جانب همه تیم کاری می‌تواند گاهی اوقات قضاوت‌های دقیق و درست کاری را غیرممکن سازد. دیوید اسکارولا از کمپانی The Alternative Board (TAB) در این باره چنین می‌گوید:” یک اشتباه رایج در مدیران جدید و صاحبان کسب و کار‌های جدید این است که آن‌ها تصمیم‌هایی می‌گیرند که مورد مقبولیت عام قرار دارند، تصمیماتی که اغلب بهترین تصمیم‌ها برای کسب و کار نخواهند بود. مدیران باید گاهی اوقات تصمیماتی بگیرند که شاید مطلوب کارمندان نباشد که اغلب مربوط به قلمرو مدیریتی هستند”.

به جای این که سعی کنید همه کارکنان شما را دوست داشته باشند، سعی کنید طوری رفتار کنید که کارمندان شما را درک کرده و به شما احترام بگذارند. ارتباط برقرار کردن آزادانه و راحت را یاد گرفته و هر چند وقت یکبار با اعضای تیم کاری خود جلسه دوستانه بگذارید. علاوه بر این همیشه دلیل پشت تصمیم گیری‌های خود را با کارمندانتان به اشتراک بگذارید، هر تصمیمی که گرفتید، چه خوشایند و چه ناخوشایند. به باور اسکارولا ” بهترین مدیران دریافته اند که اگر آن‌ها بهترین تصمیمات را برای کسب و کارشان بگیرند، حتی اگر خوشایند نباشند، و همچنین برای توضیح دلایل خود وقت بگذارند، احترام کارمندانشان را بدست خواهند آورد. در درازمدت، این بهترین نتیجه‌ای است که یک مدیر انتظار آن را می‌کشد”.

۵- تظاهر و ریاکاری

ذهنیت «کاری که می‌گویم را بکن، نه کاری که خودم انجام می‌دهم» برای محیط کاری شما بسیار خطرناک و مضر خواهد بود. به عنوان یک مدیر شما باید الگویی برای تیم خود باشید. اگر می‌خواهید کارمندانتان به شما احترام گذاشته و گوش فرا دهند، باید خود نیز از این قوانین پیروی نمایید. اگر خودتان به سختی کار نکنید نمی‌توانید روی کارمندان خود نیز حساب باز کنید.

دانیل فرسچی، مدیر کمپانی مدیریتی EDGE در این باره چنین می‌گوید:” یک مدیر باید بیشترین و بالاترین سطح درستکاری را داشته باشد و نقش الگو را برای تیم ایفا کند. اگر شما زود محل کار را ترک کنید یا در مورد یکی از همکارانش بدون مراعات صحبت کند به احتمال فراوان توسط زیردستانتان تکرار خواهد شد. برای جلوگیری از این معضل، یک مدیر باید ارزش‌های خود را به روشنی بیان کرده و از رفتار خود بسیار آگاه بوده و خود را در سطحی همتراز یا حتی بالاتر از استاندارد‌های [اخلاقی]تیم شرکت قرار دهد”.

موناهان نیز در این باره بر این باور است که ” مدیران اغلب می‌خواهند نوع خاصی از محیط را ایجاد کنند، اما دوست ندارند در فرهنگی که خود سعی در ساخت آن دارند مشارکت داشته باشند. اگر می‌خواهید یک محیط مشارکتی ایجاد کنید، اول از همه از خود بپرسید که آیا شما نیز با دیگران مشارکت داشته و همکاری می‌کنید. قرار دادن خود در جای دیگران نتایج مثبتی در پی خواهد داشت”. مدیران نباید خود را دیگر اعضای تیم کاری خود دور نگه دارند از این رو مغرور نباشید و طوری رفتار نکنید که انگار از کارمندانتان مرتبه بالاتری دارید. این کار تنها باعث ایجاد تنش و ناامید کردن کارمندان خواهد شد.

بهتر است در مورد اشتباهات و نقص‌های خود با کارمندانتان روراست باشید. هر چه شفاف‌تر رفتار کنید و صحبت نمایید، تیم کاری شما بسیار موفق‌تر و کارآمدتر و البته واقعی‌تر خود را نشان خواهند داد. موناهان اضافه می‌کند:” با وارد کردن آهسته دیگران به حریم شرکت و در میان گذاشتن شکست‌ها و چالش‌ها با آن‌ها می‌توانید شروع به واقعی به نظر رسیدن کنید و کارمندان نیز رفته رفته به شما ایمان خواهند آورد. وقتی که خودتان را آسیب پذیر نشان دهید، خود را پذیرا و ارتباط پذیر نشان خواهید داد”.

۶- عدم توفیق در تعیین کردن شفاف انتظارات

کارمندان ترجیح می‌دهند به ان‌ها گفته شود چه کاری باید بکنند تا این که با سوال‌های فراوان و عدم اطمینان به حال خود رها شوند. هدایت و ترسیم ماموریت‌ها باعث انگیزه بخشیدن به تیم و نگه داشتن ان‌ها در مسیر رسیدن به اهداف خواهد شد. فرسچی در این باره چنین می‌گوید:” وقتی که یک مدیر انتظارات خود را تعیین نمی‌کند، تیم زیردست او در طول روز بدون این که هدف روشنی داشته باشد دور خود خواهد چرخید. تیم زیردستان مستقیم مدیر باید کارآمد باشند؛ آن‌ها باید بدانند که کارشان معنای ویژه‌ای داشته و در رسیدن به یک هدف بزرگ‌تر مشارکت دارند. بدون انتظارات و اهداف تعیین شده، آن‌ها قادر نخواهند بود که بار کاری خود را اولویت بندی نمایند”.

در حالی که اعتماد به کارمندان در انجام وظایفشان بسیار مهم است، اما این مقوله بدان معنا نیست که نباید وظایف را تعیین کنید و اهداف را برجسته سازید تا کار روی روال مطلوب خود باقی بماند. مدیران باید برای هر یک از کارمندان هدف شخصی تعیین کنند و برای آن‌ها توضیح دهند که چگونه کارشان در خدمت توسعه کلی سازمان خواهد بود.

ریورز در این باره می‌گوید:” به عنوان مدیر، بر عهده شماست که تصویری واضح، اما فشرده از اهداف و نتایج مورد انتظارتان را برای تیم و سازمانتان فراهم نمایید. افراد با یک پروژه یا وظیفه ارتباط بهتری برقرار خواهند کرد اگر بدانند که مسیر کاری شان به کجا ختم می‌شود. آن‌ها را در تاریکی [بی خبری]نگه ندارید… اطلاعات مهم را مشخص کرده و سپس دستورالعمل‌ها و انتظارات واضحی را برای بکارگیری آن‌ها در مسیر موفقیت و نه شکست ترسیم نمایید”.

منبع: روزیاتو