استفاده از هوش مصنوعی و بلاک چین برای مدیریت اسناد الکترونیکی کشور

به گزارش مجله خبری نگار، نشست خبری طرح جام (مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی کشور) صبح امروز (یکشنبه ۲۷ تیر) با حضور مظفر پاسدار شیرازی، معاون توسعه مدیریت و منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی، علی رضا انتهایی، مدیرکل پردازش منابع دیجیتال سازمان اسناد و کتابخانه ملی، علیرضا بدرلو، رئیس گروه اسناد الکترونیک سازمان اسناد و کتابخانه ملی و فرزاد دادرس، مدیر کل توسعه خدمات دیجیتال سازمان اسناد و کتابخانه ملی در اندیشگاه سازمان اسناد و کتابخانه ملی برگزار شد.

معاون توسعه مدیریت و منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی درباره به اشتراک گذاشتن طرح جام (مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی کشور)، توضیح داد: دغدغه ما نسبت به نگهداری اسناد گذشته بیشتر از امروز است، حدود ۲۰ سال است که سامانه اتوماسیون اداری وارد دولت شده است و بخشی از مکاتبات توسط سامانه‌ها به گردش در می‌آید و مدیریت می‌شود و در این سال‌ها برنامه مشخصی برای حفاظت این اسناد الکترونیکی وجود نداشت، همان قانونی که سال ۴۹ برای نگهداشت اسناد الکترونیک در مجلس شورای ملی تصویب شده بود را ما به عنوان پشتوانه اسناد الکترونیک می‌دانستیم در حالی که باید جزییاتی برای آن در نظر گرفته می‌شد که نشد. اگر دیروز پرونده فیزیکی باید ثبت می‌شد امروز باید در سامانه بارگذاری شود.

مظفر پاسدار شیرازی افزود: سامانه‌های اسناد الکترونیک منحصر به سامانه‌های مکاتبات اداری نمی‌شود. سامانه اختصاصی هر دستگاه مبتنی بر وظایف هر دستگاه امروز جایگزین مکاتبات دیروز می‌شود. بر همین اساس نیاز بود برنامه جامعی تعریف، ذیل آن برنامه یک پروژه تعریف و آن را قانونی تصویب کنیم. اولین گام‌های پروژه در سال ۹۶ برداشته شد و بر همین اساس استاندارد خدمات ضروری شیوه نامه اجرایی تدوین و در نهایت یک شیوه نامه فنی تدوین شد.

یکی از زیرپروژه‌های این برنامه تدوین استاندارد‌های لازم و بانک رده بندی فعالیت دستگاه‌های اجرایی بود که به دو بخش فعالیت‌های عمومی و اختصاصی هر دستگاه تقسیم می‌شود. پیاده سازی امضای الکترونیک ذیل این برنامه است که بر عهده وزارت صمت هست. سعی کردیم این پروژه را در قالب یک زیر پروژه در شورای عالی فناوری اطلاعات به تصویب برسانیم. دستورالعمل اجرایی آن ۲۲ مهر ماه سال ۹۹ به تصویب رسید و ابلاغ شد. این دستور العمل یک سری تکالیف را در اختیار دستگاه‌ها قرار داده است مثلا ۲ وظیفه برای وزارت ارتباطات، ۴ وظیفه سازمان استخدامی، یک وظیفه سازمان اسناد و یک وظیفه سازمان صمت و ۴ وظیفه و ۶ وظیفه برای سازمان اسناد و کتابخانه ملی تدارک دیده شده است.

معاون توسعه مدیریت و منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی اظهار داشت: فرآیند مدیریت اسناد پیشاالکترونیک به این شکل بود که مکاتبه‌ای انجام می‌دادید، مکاتبه وارد گردش مکاتبات می‌شد و بعد از آن یک بایگانی جاری را شروع می‌کرد و بعد از آن در یک بایگانی نیمه جاری این مکتوبه نگهداری می‌شد و بعد از آن وارد مرحله بایگانی راکت می‌شد نامه گذاری این سه مکتوب برای من امکان پذیر می‌شد. هر مکاتبه بسته به موضوع و دستگاه مربوطه به یک بایگانی راکد را دارد تا به گردش در می‌آید تا ارزشیابی شود و تنها دستگاهی که می‌تواند ارزشیابی کند، سازمان اسناد و کتابخانه ملی و شورای اسناد ملی است که در نهایت شورای فرا قوه‌ای زمان پایان هر مکتوبه کشور را اعلام می‌کند. همین فرایند را اگر در حوزه اسناد الکترونیک بیاوریم بهتر مدیریت خواهد شد. اسناد فهرست نویسی می‌شوند و در اختیار مردم قرار می‌گیرد. در حوزه اسناد الکترونیک به محض اینکه نامه را می‌نویسید بخش عمده‌ای از اطلاعات را تفکیک و جای گذاری می‌کنید، و تلاش می‌شود سند استاندارد و مرتب سازی شده در آنجا قرار می‌گیرد، حتی نوع شماره گذاری سند بر اساس مصوبه شمس است یعنی کدگذاری و شماره گذاری و استانداردسازی تولید مکتوبه فرایند‌های نگهداری آن را آسان سازی می‌کند. اگر استاندارد تولید نشود، ساماندهی آن چالش‌های بیشتری را به دنبال دارد.

در اجرای این فرایند می‌توانیم از ظرفیت هوش مصنوعی و بلاک چین کمک بگیریم؛ فعال شدن زنجیره بلاک چین روی اسناد کمک به محفوظ ماندن سند الکترونیکی می‌کند.

 طبق دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی، سازمان اسناد و کتابخانه ملی موظف به ایجاد سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی با نام سماد شده است. این سامانه اصول حاکم بر مدیریت اسناد از قبیل دریافت، شناسایی، طبقه‌بندی، نگهداری و تعیین تکلیف، اشاعه و تحویل اسناد را منطبق با استاندارد‌های لازم روی اسناد الکتروینکی اعمال می‌کند.

طبق این مصوبه اسناد الکترونیکی به اسنادی گفته می‌شود که حاوی اطلاعاتی در مورد فعالیت‌ها و تصمیم‌های دستگاه‌های اجرائی بوده و روی رسانه‌های الکترونیکی دریافت، ایجاد، ویرایش، تبادل و ذخیره شوند.

سازمان اسناد و کتابخانه ملی باید پس از ایجاد این سامانه نسبت به ایجاد و استقرار آن و برقراری ارتباط برخط آن با سامانه‌های استاندارد تولید اسناد الکترونیکی، پس از ابلاغ این مصوبه اقدام کند.

همچنین پیگیری و پیاده‌سازی و استفاده از سامانه‌های استاندارد اسناد الکترونیکی در دستگا‌های اجرایی با هماهنگی کارگروه تعامل‌پذیری دولت‌الکترنویکی و سازمان اداری و استخدامی کشور حداکثر در یک دوره زمانی ۱۵ ماهه پس از ابلاغ این دستورالعمل نیز برعهده سازمان اسناد و کتابخانه ملی گذاشته شده است.