اگر بدنبال استفاده بهتر از زمان هستید، بخوانید!

به گزارش مجله خبری نگار/بهداشت نیوز، بدون شک مدیریت زمان از لازمه‌های موفقیت در هر زمینه‌ای از جمله موفقیت شغلی است. بسیاری از مواقع به دلیل ضعف در این مورد، فرصت‌های زیادی را از دست می‌دهیم یا با کاهش کیفیت کار و بازدهی مواجه می‌شویم.

اگر شما هم دوست دارید تا زمان کافی برای انجام کار‌های مهم خود داشته باشید، سریع‌تر به اهداف خود دست یابید و استرس کمتری داشته باشید، به ۷ نکته زیر برای مدیریت زمان بهتر توجه کنید.

مدیریت زمان

۱- برای مدیریت زمان لازم است اهدافتان را تعیین کنید!

مدیریت زمان بدون داشتن اهداف مشخص و معین ممکن نیست. برای مدیریت زمان بهتر لازم است قبل از هر کاری، اهداف خود را به‌صورت شفاف، واقعی، قابل‌دستیابی و با زمان‌بندی مشخص تعیین کنید.

(هدف گذاری به روش SMART را بخوانید) زمانی که اهداف مشخصی دارید، وقت خود را برای کار‌های بیهوده و کم‌ارزش تلف نمی‌کنید و هدفمند از زمان استفاده می‌کنید.

به‌احتمال زیاد در خصوص مدیریت بودجه، بار‌ها این موضوع را تجربه کرده‌اید. زمانی که هدف ندارید پول زیادی خرج می‌کنید؛ ولی ممکن است مقدار زیادی از این هزینه‌ها غیرضروری و به‌نوعی ولخرجی باشد. همین اصل در خصوص زمان نیز صادق است.

وقتی هدف دارید، مسیر را هم می‌توانید بر اساس هدف خودتان مشخص کنید.

۲- اولویت بندی

بسیاری اولویت‌بندی را راز اصلی در مدیریت زمان می‌دانند. یک اولویت‌بندی حرفه‌ای به شما کمک می‌کند تا برای کار‌های مهم زمان کافی داشته باشید و کار‌های ضروری را فدای کار‌های کم‌اهمیت‌تر نکنید.

استفاون کاوی در کتاب ۷ عادت مردمان موثر، در این خصوص صحبت می‌کند و ماتریس معروف آیزنهاور را توصیه می‌کند. براساس این ماتریس ما ۴ نوع کار داریم.

کار‌های مهم و فوری: کار‌هایی که باید سریع انجام شود و مهم هستند، مثل جلسه فوری که در خصوص مشکل یکی از محصولات تولیدی باید برگزار شود. (چرا مدیریت زمان و برنامه ریزی کار‌ها مهم است؟)

کار‌های مهم و غیرفوری: اینها کار‌هایی هستند که ارتباط مستقیم با موفقیت و رشد ما و سازمان ما دارند. هرچقدر مدیریت زمان بهتری داشته باشیم، بایستی از کار‌های مهم و فوری کم شود و زمان برای کار‌های مهم و غیرفوری گذاشته شود.

این گروه، کار‌هایی هستند که اگر الان انجام نشوند، آسیبی به ما وارد نمی‌شود (مثل ورزش کردن که اگر الان انجام ندهیم، شاید به ظاهر آسیب و لطمه‌ای نبینیم) به این دلیل این کار‌ها معمولاً به تعویق انداخته می‌شوند و به مرور زمان تبدیل به کار‌های فوری و مهم می‌شوند.

کار‌های غیرمهم و فوری: اینها کار‌هایی هستند که بایستی انجام شوند، اما می‌توانید به دیگران بسپارید. مثلاً نیاز است که خریدی معمولی برای شرکت انجام بدهید، یا باید قبضی را پرداخت کنید، اینها فوری هستند، اما می‌توان برون سپاری کرد.

کار‌های غیرمهم و غیرفوری: اینها کار‌هایی هستند که باید حذف شوند، مثل چرخیدن در فضای مجازی. اینها نه تنها مفید نیستند، بلکه ما را از اهدافمان دور می‌کنند.

هم اکنون کار‌هایی را که باید انجام دهید تا به اهدافتان برسید، لیست کنید و آنها را بر حسب اولویت مشخص کنید. همین نظم ذهنی باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود.

۳- مدیریت زمان با تعریف محدودیت‌های زمانی

تمامی مشاوران مدیریتی برای مدیریت زمان بهتر شما را توصیه به تعیین محدودیت‌های زمانی برای هر اقدام می‌کنند. برای مدیریت بهتر لازم است تعیین کنید برای انجام هر کاری چقدر وقت دارید.

برای مثال اگر تصمیم دارید تا برای وب‌سایت کسب‌وکار خود محتوا تهیه کنید، لازم است آخرین مهلت انجام این کار را نیز تعیین کنید. توجه کنید مهلت‌ها را واقعی تعیین کنید تا بتوانید طبق برنامه و زمان‌بندی پیش بروید.

در نظر داشته باشید، خوش‌بینی زیاد در تعیین زمان، به‌طوری‌که همیشه از برنامه خود عقب باشید به‌مرور شما را کم انگیزه می‌کند. برنامه‌های بدبینانه، به‌طوری‌که همیشه از برنامه جلو باشید، به‌مرور شما را تنبل می‌کند.

۴- زمان‌هایی را برای استراحت در نظر بگیرید

شما به استراحت نیاز دارید، پس آن را در برنامه زمان‌بندی خود در نظر بگیرید. بدون استراحت تمرکز و بازدهی شما کاهش خواهد داشت و نخواهید توانست طبق برنامه پیش بروید.

این موضوع از بعد دیگری نیز اهمیت دارد. تعیین زمان‌های استراحت باعث می‌شود، به‌صورت افراطی نیز استراحت نکنید! گاهی اوقات افراد با یادداشت‌کردن زمان‌های استراحت شوکه می‌شوند و متوجه می‌شوند که در واقعیت بیشتر از آنچه که تصور می‌کنند، استراحت می‌کنند.

معمولاً توصیه می‌شود برای یک بازه زمانی کار (می‌تواند از ۲۵ تا ۹۰ دقیقه باشد) ۳ الی ۵ دقیقه استراحت کنید و هر دو یا سه بازه زمانی، یک استراحت طولانی (مثلاً ۳۰ دقیقه‌ای) داشته باشید.

۵- منظم و منسجم باشید

برای مدیریت زمان لازم است تا با برنامه پیش بروید. کارهایتان را بنویسید، یک تقویم جلو چشمتان بگذارید.

برنامه‌هایتان را مرور کنید. مهلت‌ها را چک کنید. بهتر است در طول مدت‌زمان تعیین شده برای هر اقدام، ارزیابی از میزان پیشرفت کار داشته باشید. هر چه منظم‌تر باشید، در مدیریت زمان بهتر عمل خواهید کرد.

۶- کار‌های غیر ضروری را حذف کنید

هر فردی در زندگی خود، زمان زیادی را به هدر می‌دهد. فقط کافی است زمان‌هایی را که در طول یک روز برای کار‌های مختلف صرف می‌کنید، یادداشت کنید تا به این اصل پی ببرید.

برای مثال ممکن است بدون توجه به گذر زمان، زمان زیادی را صرف گشتن در وب‌سایت‌های مختلف بکنید. مدیریت زمانی که صرف کار‌های غیرضروری می‌کنید و تلاش برای کم‌کردن این زمان می‌تواند گام بزرگی در مسیر مدیریت بهتر زمان باشد.

برای شروع می‌توانید تنها چند دقیقه به‌صورت روزانه از این کار‌های ضروری بکاهید و به‌مرور مدت‌زمان صرف شده برای کار‌های غیرضروری را کمتر و کمتر کنید.

۷- مدیریت زمان با برنامه ریزی ممکن است

برنامه‌ریزی یک اصل مهم در مدیریت زمان است. شما هرگز بدون برنامه‌ریزی موفق به مدیریت زمان نخواهید بود؛ بنابراین برنامه‌ریزی را به‌عنوان یک اصل در این حوزه بپذیرید.

اگر بتوانید چند وقت براساس نظم و بازه‌های زمانی کار کنید، می‌دانید که در روز توانایی چقدر کار را دارید و براین‌اساس به‌صورت درست و منطقی برای کار‌های روزانه خودتان زمان در نظر می‌گیرید.