آموزش کامل ساخت ایمیل حرفه‌ای و مثال‌هایی از ایمیل غیرحرفه‌ای

به گزارش مجله خبری نگار،ممکن است هنوز هم آدرس ایمیل قدیمی‌تان از دوران دبیرستان را دوست داشته باشید، اما اگر مشتریان، شرکا یا سایر مخاطبان حرفه‌ای شما، ایمیلی از آدرس «baseballbro۲۵@aim.com» دریافت کنند، احتمال زیادی وجود دارد که مستقیماً آن را حذف کنند.

با این حال، انتخاب یک آدرس ایمیل حرفه‌ای همیشه کار آسانی نیست. برای کمک به شما در راه‌اندازی یک آدرس ایمیل تجاری حرفه‌ای، من چند مورد از بهترین ابزار‌های تولید آدرس ایمیل را امتحان کردم.

در ادامه، برخی از مهم‌ترین باید‌ها و نباید‌هایی که در طول دوران کاری‌ام در حوزه بازاریابی یاد گرفته‌ام را بررسی می‌کنم و در نهایت، سه ابزار محبوب ساخت نام ایمیل را معرفی خواهم کرد.

چگونه یک آدرس ایمیل تجاری بسازیم

۱. انتخاب سرویس میزبانی ایمیل

اگر می‌خواهید یک دامنه سفارشی برای کسب‌وکارتان داشته باشید، در گام اول باید یک دامنه و هاست خریداری کنید.

یکی از روش‌های متداول برای ساخت آدرس ایمیل تجاری، تهیه یک پکیج هاستینگ به همراه امکان ایجاد ایمیل تجاری است. این قابلیت معمولاً هزینه جداگانه دارد، اما بسیاری از کاربران به دلیل سادگی این روش، از آن استفاده می‌کنند.

اگر این روش را انتخاب کردید، کافی است به بخش ایمیل هاستینگ خود بروید و ایمیل جدید را راه‌اندازی کنید (نکات و مثال‌های پیشنهادی را در ادامه ببینید).

روش دیگر، استفاده از G-Suite (که حالا Google Workspace نام دارد) است. گوگل مراحل راه‌اندازی را قدم‌به‌قدم با شما طی می‌کند و این کار هم نسبتاً ساده است.

۲. اتصال ایمیل به کلاینت ایمیل

اگر تصمیم دارید از طریق سرویس هاست خود، ایمیل بسازید، باید آن را به یک کلاینت ایمیل (نرم‌افزار مدیریت ایمیل) متصل کنید.

برای این کار، ابتدا وارد حساب کاربری خود در هاستینگ شوید. سپس به بخش «ایمیل» بروید و دکمه‌ای با عنوان «Set up Mail Client» یا مشابه آن را پیدا کنید.

با دنبال کردن این دستورالعمل‌ها می‌توانید ایمیل را به Outlook، Gmail یا هر اپلیکیشن ایمیل دیگری متصل کنید.

۳. اتصال ایمیل به نرم‌افزار اتوماسیون بازاریابی

در نهایت، لازم است اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار اتوماسیون بازاریابی‌تان به ایمیل جدید دسترسی دارد.

برای انجام این کار کافی است در سیستم‌ها به بخش تنظیمات بروید، گزینه‌ای با عنوان «Domains» یا «Email Sending» را پیدا کنید و مراحل اتصال ایمیل را تکمیل کنید.

مثال‌هایی از آدرس‌های ایمیل غیرحرفه‌ای

تا اینجا از جنبه فنی ساخت ایمیل صحبت کردیم. اما چه آدرسی باید انتخاب کنید؟

به‌عنوان فردی که سال‌ها در بازاریابی فعالیت داشته‌ام، می‌دانم پرهیز از آدرس ایمیل غیرحرفه‌ای چقدر مهم است. قبل از اینکه ایده‌های جذاب برای انتخاب آدرس ایمیل حرفه‌ای را بررسی کنیم، بیایید رایج‌ترین اشتباهات را مرور کنیم:

استفاده از نام مستعار

حتی اگر همکارانتان شما را با نام مستعار صدا می‌زنند، بهتر است این نام‌ها را از آدرس ایمیل کاری خود حذف کنید.

مثلاً اگر نام شما Daniel Johnson است و اطرافیان شما را Danny یا DJ صدا می‌زنند، آدرس‌های زیر نامناسب و غیرحرفه‌ای به حساب می‌آید:

dannyjohnson@domain.com

djdaniel@domain.com

dannyj@domain.com

بهتر است در ایمیل‌های کاری، از نام و نام خانوادگی واقعی‌تان استفاده کنید، به‌خصوص زمانی که برای اولین بار به کسی ایمیل می‌زنید یا در حال تبادل اطلاعات با یک سرنخ یا مشتری احتمالی هستید.

ذکر عنوان شغلی در آدرس ایمیل

گرچه افزودن حوزه کاری‌تان در آدرس ایمیل قابل‌قبول است، اما نباید عنوان شغلی فعلی‌تان را اضافه کنید. چون سمت شما ممکن است در آینده تغییر کند و آدرس ایمیل باید ثابت باقی بماند.

علاوه‌بر این، عنوان شغلی نمی‌تواند تمام مهارت‌های شما را معرفی کند؛ بنابراین بهتر است از آدرس‌های این‌چنینی پرهیز کنید:

jsmithoperationsmanager@domain.com

seniorengineerjohnsmith@domain.com

jsmithceo@domain.com

عنوان شغلی را می‌توانید در امضای ایمیل خود درج کنید. در آدرس ایمیل، بهتر است فقط از نام، نام خانوادگی یا حروف اختصاری استفاده کنید. این کار هم کوتاه‌تر است، هم خواندنش راحت‌تر.

استفاده از اعداد.

چون بسیاری از نام‌ها تکراری هستند، ممکن است وسوسه شوید که عددی به نام خود اضافه کنید. اما این کار معمولاً نتیجه عکس دارد.

آدرس‌های حاوی اعداد زیاد، غیرقابل‌اعتماد و نامطمئن به‌نظر می‌رسند. حتی ممکن است در فیلتر‌های اسپم گیر بیفتند و مستقیماً به پوشه هرزنامه بروند.

نمونه‌های ضعیف:

janedoe۹۵@domain.com

jdoe۸۱۳@domain.com

janedoe۱۴۰۸@domain.com

اگر مجبور شدید، به جای اعداد، از نقطه یا زیرخط (Underscore) استفاده کنید. اما در این مورد هم افراط نکنید، چون تعداد زیاد کاراکتر‌های اضافی می‌تواند ایمیل را اسپم‌گونه جلوه دهد.

فرمت‌های حرفه‌ای:

jane.doe@domain.com

jane.a.doe@domain.com

jane_doe@domain.com

ایده‌ها و نمونه‌های آدرس ایمیل حرفه‌ای

حالا که هم روش ساخت ایمیل را یاد گرفتید و هم نکات مهم را مرور کردیم، بیایید چند ایده کاربردی و نمونه ببینیم:

ترکیب نام و نام خانوادگی

firstname + lastname → cliffordchi@domain.com

firstname.lastname → clifford.chi@domain.com

firstname.middlename.lastname → clifford.douglas.chi@domain.com

firstinitial + lastname → cchi@domain.com

firstinitial + middlename + lastname → cdouglaschi@domain.com

firstinitial + middleinitial + lastname → cdchi@domain.com

نکته: استفاده از نقطه () گزینه خوبی برای جداسازی بخش‌های مختلف نام است.

کوتاه کردن نام‌ها

اگر نام طولانی دارید، بهتر است نسخه‌های کوتاه‌تری از آن بسازید:

cliffchi@domain.com

cliffdougchi@domain.com

clifforddougchi@domain.com

ترکیب نام با حرفه، شهر یا مدرک

افزودن تخصص، شهر محل فعالیت یا مدرک می‌تواند شما را از بقیه متمایز کند:

cliffordchiwriter@domain.com

cliffchiwriter@domain.com

cchiwriter@domain.com

cliffordchiboston@domain.com

cliffchiboston@domain.com

cchiboston@domain.com

cliffordchimfa@domain.com

cliffchimfa@domain.com

cchimfa@domain.com

جمع‌بندی

داشتن یک آدرس ایمیل حرفه‌ای هم در افزایش اعتبار فردی و هم در موفقیت‌های تجاری مؤثر است. رعایت این نکات ساده می‌تواند باعث شود ایمیل‌های شما جدی‌تر گرفته شود، بهتر خوانده شود و از فیلتر‌های اسپم در امان بماند. 

منبع: فوت وفن