آشنایی با راهکار‌های استفاده از ماتریکس آیزنهاور

به گزارش مجله خبری نگار، اگر می‌خواهید تمام این کار‌ها را پشت سر هم انجام دهید، باید تصمیم بگیرید که اولویت با کدام کار است و ترتیب انجام کار‌ها را مشخص کنید. ماتریس آیزنهاور، که به عنوان ماتریس مهم – فوری نیز شناخته می‌شود، به شما کمک می‌کند کارهایتان را براساس ضرورت و اهمیت آن‌ها اولویت بندی کنید. همچنین به شما این امکان را می‌دهد که وظایفی را که باید به کسی محول کرده و یا ترک کنید را شناسایی کنید. 

چگونه رئیس جمهور آمریکا (دوایت آیزنهاور) از این ماتریس استفاده کرد؟ 

دوایت آیزنهاور قبل از رسیدن به سمت سی و چهارمین رئیس جمهوری آمریکا، به عنوان ژنرال در ارتش و به عنوان فرمانده عالی نیرو‌های متفقین در جنگ جهانی دوم خدمت می‌کرد. آیزنهاور در زمان حضور در ارتش در مورد وظایفی که باید هر روز بر آن تمرکز می‌کرد، با تصمیمات سخت بسیاری روبرو شد. این باعث شد که او یک اصل ابداع کند که به ما کمک می‌کند وظایف خود را با توجه به فوریت و اهمیت آن‌ها اولویت بندی کنیم. 

استفاده از ماتریس آیزنهاور 

ماتریس آیزنهاور شامل چهار ربع با استراتژی‌های مختلف است. استفان کوی، نویسنده کتاب “هفت عادت افراد بسیار موثر” بیشتر مفهوم آیزنهاور در مورد مدیریت زمان را با استفاده از چهار ربع ماتریس جهت تعیین فوریت وظایف یک فرد، مورد توجه قرار داد. 

ربع اول: کار‌های خیلی فوری که باید سریعا انجام دهید 

ربع ۱ شامل وظایفی است که هم ضروری و هم مهم هستند. این کار‌ها “در ردیف اول” قرار دارند، چون انجام آن‌ها برای زندگی یا شغل شما حیاتی هستند و باید فورا انجام شده و به پایان برسند. شما می‌خواهید هر چه سریع‌تر این کار‌ها را انجام دهید. این‌ها کار‌هایی هستند که باید به منظور جلوگیری از عواقب منفی انجام شوند. مهم است که قادر به مدیریت وظایفی که در ربع ۱ قرار دارند، باشیم.

یک مثال از وظایف ربع ۱ در زمینه شغل شما می‌تواند پاسخ به ایمیل یک مشتری حساس به زمان باشد. این ماتریس می‌تواند در زندگی شخصی شما نیز مورد استفاده قرار گیرد. وظایفی مانند رسیدگی به کودکی که در حال گریه کردن است، یک وضعیت اورژانسی پزشکی، یا چیزی که روی گاز در حال سوختن است در این ربع از ماتریس قرار می‌گیرند. 

ربع دوم: در مورد زمان انجام کار‌ها تصمیم بگیرید 

وظایف ربع دوم مهم هستند، اما ضروری نیستند. این جایی است که شما می‌خواهید بخش اعظم زمان خود را سرمایه گذاری کنید. معمولا وظایف ربع ۲ با اهداف بلند مدت شما در ارتباط هستند.

برای آشنایی بیشتر با وظایفی که در این ربع ماتریس قرار می‌گیرند، چندین مثال را بررسی می‌کنیم. بسیار خوب، ورزش کردن برای سلامتی شما مهم است، اما می‌توانید تصمیم بگیرید که چه زمانی برای انجام این کار بهتر است. وقت گذراندن با خانواده نیز یکی دیگر از وظایف مهم هر شخص است، اما این نیز می‌تواند با برنامه شما همسو باشد. زمانی که نوبت به شغل شما برسد، وظایفی مانند گرفتن مدرک در یکی از حیطه‌های مربوط به شغل در این قسمت قرار می‌گیرند. این چیز‌ها برای شغل شما مهم هستند، اما خیلی فوری نیستند.

مهم است در اینجا به یاد داشته باشید که هر کسی هدف‌های متفاوتی دارد، بنابراین چیزی که برای شما در ربع ۲ قرار می‌گیرد شاید برای فردی دیگر در این ربع ماتریس قرار نگیرد. هم چنین اینکه ما می‌گوییم وظایف ربع ۲ ضروری نیستند، به این معنا نیست که آن‌ها مهم نیستند. افراد اغلب مسائل فوری را با اهمیت مطرح می‌کنند، که همیشه درست نیست. از آنجا که اهداف شما ثابت خواهد ماند، هر چیزی که در دراز مدت برای شما مفید خواهد بود در ربع دوم ماتیس قرار خواهد گرفت. 

ربع ۳: وظایفی که می‌خواهید به دیگران محول کنید 

آیا تا به حال برایتان پیش آمده که برای کاری اهمیت زیادی قائل شوید در حالی که واقعا خیلی مهم نبوده؟ یا فکر می‌کنید باید کاری فوراً انجام شود و در واقع اینطور نیست؟ این اشتباه رایج اغلب هنگامی اتفاق می‌افتد که شخصی از شما بخواهد کاری را انجام دهید که به نفع شما نیست یا شما را در رسیدن به اهداف خود نزدیک می‌کند. برای وظایف ربع ۳ ماتریس مهم است یاد بگیرید و به یاد داشته باشید که چگونه چیز‌های خاص را به دیگران محول کنید.

زمانی که فکر می‌کنید چیزی ضروری است، اما در واقع این طور نیست، این می‌تواند یک منبع حواس پرتی خارجی باشد و حواس شما را از انجام کاری مهم پرت کند. این می‌تواند شامل چک کردن مداوم ایمیل و یا پاسخ به فردی به محض تماس با شما باشد. ممکن است فکر کنید که در حال حاضر این کار ضروری است، بنابراین شما آنچه را که در حال انجام آن هستید متوقف می‌کنید. اما در واقع نیازی به این کار نبود. اگر وسط کار روی یک پروژه هستید و تلفن زنگ می‌خورد، مهم نیست که حتما خودتان به آن پاسخ دهید؛ بنابراین، می‌توانید این کار را به شخص دیگری واگذار کنید. ممکن است در زمانی که این اتفاق در حال رخ دادن است ضروری به نظر برسد، اما این مسائل کوچک را می‌توان توسط افراد دیگر کنترل کرد. 

ربع ۴: کار‌هایی که باید آن‌ها را حذف کنید 

کار‌هایی که در این ربع ماتریس قرار می‌گیرند، فقط باعث اتلاف وقت شما می‌شوند و باید حذف شوند. اگر بتوانید تمام وظایف ربع ۴ ماتریس تان را شناسایی و حذف کنید، زمان زیادی را برای سرمایه گذاری در وظایف ربع دوم آزاد خواهید کرد. انجام بازی‌های ویدیویی، تماشای برنامه‌های تلویزیونی که قبلاً دیده اید یا وب گردی بی هدف، نمونه‌هایی از وظایف ربع ۴ هستند.

آیا این بدان معناست که نباید هیچ چیز در ربع چهارم قرار گیرد؟ نه، داشتن تعادل بین زندگی شلی و شخصی تان مهم است و استراحت به شما کمک می‌کند انرژی خود را دوباره به دست آورید. اما چیزی که در اینجا مهم است، این است که طوری پیش روید که بیشتر وقت خود را صرف رسیدگی به وظایف ربع ۲ کنید و زمان اضافه و محدودی را به وظایف ربع ۴ اختصاص دهید. 

به تعویق اندازی و ماتریس آیزنهاور 

بعضی اوقات به راحتی می‌توانید اختلافات بین وظایف خود را اشتباه بگیرید. شاید اکنون شما لیستی از کار‌هایی که باید انجام دهید دارید که همه مهم و ضروری به نظر می‌رسند، اما حقیقت این است که فکر می‌کنید قادر به انجام و به پایان رساندن همه آن‌ها نیستید. بخشی از به تعویق انداختن کار‌ها این است که بدانید چرا تعلل می‌کنید. بدون انجام این کار‌ها و پرداختن به موضوعات مهم، شما احتمالا زمان زیادی را بر روی کار‌های ربع ۳ و ۴، کار‌هایی که واقعا مهم نیستند، صرف خواهید کرد.

به تعویق انداختن کار‌های ربع دوم آسان است، زیرا در حالی که مهم هستند، لازم نیست فوراً انجام شوند. اگر چیز فوری تری مانند یک تماس تلفنی اتفاق بیفتد، احتمالاً در ذهن شما تقدم پیدا می‌کند، اما در نهایت این فقط شکل دیگری از تعلل شما در انجام کار‌های مهم است. 

نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور برای دیدن اینکه آیا کار‌ها را به تعویق می‌اندازید یا نه؟ 

برای اینکه ببینید آیا بخش عمده‌ای از زمان خود را در دو ربع اول سپری می‌کنید، یک ارزیابی یک هفته‌ای انجام دهید. یک جدول تهیه کنید و کار‌هایی که هر روز انجام می‌دهید و زمانی که صرف هر کدام از این کار‌ها می‌کنید را در یک کدام از ستون‌های این جدول بنویسید. زمانی که یک هفته گذشت و جدول شما کامل شد، اطلاعات روز اول تا آخر را ترکیب کرده و سپس درصد آن را حساب کنید. در نهایت ارزیابی کنید که در این مدت وقت خود را چگونه صرف کردید و اینکه آیا روند شما نیاز به سازماندهی مجدد دارد یا خیر؟ 

تخلیه مغز 

چرا این کار مهم است؟

ما در دنیایی تحت فشار زمان زندگی می‌کنیم که احتمالاً شما چندین تعهد دارید که احساس می‌کنید باید فوراً انجام می‌شوند. این به این معنی است که فوریت درست برای موارد خاص در نظر گرفته نمی‌شود، زیرا به نظر می‌رسد که مسائل فوری یک اتفاق روزمره تلقی می‌شوند. اگر دائماً وعده‌های خود را فراموش می‌کنید و یا اجازه می‌دهید اموری که واقعاً فوری هستند درست سر وقت انجام نشوند، در حرفه خود موفق نخواهید شد. در عوض، باید یاد بگیرید که چگونه پذیرش مداوم مسئولیت‌های خود را در حالی که هنوز هم کار‌ها را به نحو احسنت انجام می‌دهید، مدیریت کنید. ماتریس آیزنهاور روشی مؤثر است که می‌توانید برای سازماندهی اولویت‌های خود از آن استفاده کنید.

همانطور که قبلاً نیز گفته شد، این روش در مدیریت وظایف شغلی و شخصی شما بسیار تاثیرگذار خواهد بود. برای مثال، ممکن است در محل کار یک تماس تلفنی شخصی دریافت کنید که به نظر می‌رسد فوری است، اما در واقعیت اینطور نیست. برای این که این استراتژی مؤثر باشد، باید در ربع مناسب ماتریس قرار بگیرد.

اگر کاری برای انجام دادن دارید که واقعا مهم و فوری است و تاثیر زیادی بر آینده شما خواهد داشت، یک نصف روز کامل را وقت بگذارید تا بر روی آن تمرکز کنید. از هر گونه حواس پرتی احتمالی خلاص شوید، ایمیل و تلفن خود را خاموش کنید، در را ببندید، یا حتی متمرکز شدن بر روی این پروژه را در جایی انجام دهید که در آن هیچ کس نمی‌تواند حواس شما را پرت کند. این کار را به اتمام برسانید تا بتوانید آن را از لیست کار‌های فوری و مهم خط بزنید.

ساده است که بخش عمده‌ای از زمان خود را در ربع ۱ و ۳، و زمان بسیار کمی در ربع ۲ صرف کنید. ربع ۳ به این دلیل محبوب است که باعث می‌شود شما احساس پر مشغله بودن کنید. با این حال، برای سازنده و موثر بودن در دراز مدت، ربع ۲ باید همان جایی باشد که تمرکز اصلی خود را در آن قرار می‌دهید.

همچنین می‌توانید ماتریس را به این شکل نگاه کنید: بخش اعظم زندگی خود را در قسمت‌های بالایی ماتریس (ربع اول و دوم) زندگی کنید. روی ربع اول کار کنید تا بتوانید از بقیه وقت خود در ربع دوم استفاده کنید. از ربع‌های سوم و چهارم فقط در صورت لزوم استفاده کنید.

شما ممکن است فکر کنید که این ابزار قدیمی باشد، زیرا مربوط به دوایت آیزنهاور و سال‌ها پیش است. درست است که این ماتریس یک ایده قدیمی است، اما خوب است بدانید که بسیار مورد قبول است و ده‌ها سال است که با موفقیت مورد استفاده قرار گرفته است.

زمانی که این روش را در زندگی شغلی و شخصی خود اعمال می‌کنید، می‌توانید کارهایتان را از قبل برنامه ریزی کنید، اثربخشی خود را افزایش داده و کارآیی خود را نیز افزایش دهید. شما می‌خواهید برای جلوگیری از تعویق، بتوانید کار خود را با زمان موجود مدیریت کنید و این به کاهش استرس کمک می‌کند. مدیریت نادرست زمان می‌تواند به راحتی منجر به استرس و تحلیل رفتگی شغلی شود.

یادگیری اصول برنامه ریزی، اولویت بندی، محول کردن کار‌ها به دیگران و زمان بندی به شما کمک می‌کند تا اصول درست را برای رسیدن به موفقیت مشاهده کنید. این یک ماتریس ساده برای کمک به شما در دستیابی به اهداف و موفقیت در زندگی است. 

منبع:اینفو