هر جلسه باید هدف مشخص و روشنی داشته باشد. قبل از اینکه دیگران را به جلسه دعوت کنید، از خودتان بپرسید: «در این جلسه قراره چی بهدست بیاریم؟» قرار است کادر مدیریت جدید را به آنها معرفی کنید یا خط مشی تازه را با آنها در میان بگذارید؟ میخواهید در مورد یکی از مشکلات شرکت با آنها مشورت کنید یا قرار است در مورد یک مسئلهی خاص تصمیمگیری کنید؟ جلسات سرپایی با هدفهای مبهم مثل «بهروزرسانی وضعیت» معمولا بازدهی خوبی ندارند.
وقتی دارید برای یک جلسه برنامهریزی میکنید، به این فکر کنید که چه کسی واقعا لازم است حضور داشته باشد؟ اگر میخواهید یک تغییر را اطلاعرسانی کنید باید کسانی را دعوت کنید که از این اطلاعرسانی تأثیر میگیرند. اگر قرار است یک مشکل را حل کنید، کسانی را دعوت کنید که اطلاعات خوبی دارند و میتوانند در حل این مسئله به شما کمک کنند. اگر افراد حاضر در جلسه فکر کنند که موضوع جلسه به آنها ارتباطی ندارد یا از این مسئله اصلا سر در نمیآورند، این جلسه برایشان کسلکننده میشود و وقتشان با شرکت کردن در آن هدر میرود.
همهی مسائلی را که قرار است در جلسه مطرح شوند، در قالب یک دستور جلسه بنویسید. باید یک برنامهی زمانی مشخص داشته باشید و زمان مورد نیاز برای هر بخش از جلسه را مشخص و آن را برای همهی افرادی که در جلسه حضور داشتند، ایمیل کنید.
وقتی هم که جلسه شروع شد آن برنامهی زمانی را روی تخته بنویسید یا روی صفحهی نمایش بگذارید. این کار که یکی از روشهای مدیریت جلسات است، باعث میشود که تمرکز افراد حاضر در جلسه حفظ شود.
هیچ چیز به اندازهی زیادی حرف زدن یک نفر، جلسه را از مسیرش خارج نمیکند. اگر دیدید کسی دارد بیش از حد صحبت میکند سریعا او را متوقف کنید. بگویید: «از توجه شما خیلی سپاسگزاریم، اما حالا باید به دیگران هم فرصت بدهیم که نظراتشان را بیان کنند تا بتوانیم یک تصمیم درست و جامع بگیریم.»
هیچکس استثنا نیست. وقتی قانونهای مناسبی برای مدیریت جلسات داشته باشید و به نظر همه توجه کنید، عملکرد گروهتان در یک چهارچوب خاص قرار خواهد گرفت و بهتر میشود.
وقتی مسئولیت مدیریت جلسات با شماست، اگر به موقع آن جلسه را شروع و تمام کنید و به عنوان یک فرد منظم شناخته شوید، میبینید که چطور همکارانتان به جلسه توجه میکنند. وقتی شما برای وقت آنها ارزش قائل شوید، آنها هم به شما احترام میگذارند.
یک نکتهی دیگر در مورد زمان: جلساتتان نباید بیشتر از یک ساعت طول بکشند. ۶۰ دقیقه بیشترین زمانی است که کارمندان حواسشان جمع و متمرکز است.
واقعیت این است که اگر افراد اجازه داشته باشند که با خودشان تبلت یا تلفن همراه هوشمندشان را بیاورند، دیگر کسی به جلسه توجه نمیکند و در مباحث آن شرکت نمیکند. در عوض ایمیل میدهند، در اینترنت میچرخند یا اَنگری بِردز (angry birds) بازی میکنند و دائما باید تذکر بدهید: «لطفا به من توجه کنید.»
طبیعی است که افراد مختلف بعد از یک جلسه، نظرها و برداشتهای متفاوتی در مورد مباحث آن داشته باشند. برای اینکه احتمال اشتباه را کاهش بدهید، بعد از جلسه یک ایمیل برای هر کدام از افراد حاضر بفرستید و در آن نکات مهم را مشخص و پررنگ کنید و بگویید که این جلسه چه دستاوردهایی داشته و مسئولیتهای افراد، کارهایی که باید انجام دهند و تاریخ تحویل کار را به آنها یادآوری کنید. به این ترتیب همهی افراد یک برداشت مشترک خواهند داشت.
جلسات کاری میتوانند باارزش و مولد باشند، فقط باید فوت و فن مدیریت جلسات را به خوبی بدانید تا موفق شوید.