زمان ما چه جایی هدر میرود؟

به گزارش مجله خبری نگار/رکنا، مدیریت زمان در محل کار قرار نیست هر دقیقه روز را با یک وظیفه پر کند. هدف این است که زمان را با اولویت‌های واقعی هماهنگ کنیم، برای اتفاقات پیش بینی نشده جا بگذاریم و بین تمرکز، ارتباطات کاری و استراحت تعادل ایجاد کنیم. یک فراتحلیل بزرگ از پژوهش‌های مدیریت زمان نشان داده است که این مهارت با عملکرد شغلی، پیشرفت تحصیلی و بهزیستی ارتباط دارد. نکته قابل توجه این است که رابطه مدیریت زمان با بهزیستی و رضایت از زندگی حتی پررنگ‌تر از رابطه آن با عملکرد بوده است؛ بنابراین مدیریت زمان فقط مسئله سریع‌تر کار کردن نیست؛ بخشی از مسئله این است که فرد احساس کند زمانش قابل کنترل‌تر و روز کاری اش قابل پیش بینی‌تر است.

۱. کار‌های مهم را از کار‌های فوری جدا کنید

فوری بودن یک کار لزوما به معنای مهم بودن آن نیست. ابتدای روز سه کاری را مشخص کنید که بیشترین اثر را بر پروژه، مشتری یا هدف اصلی شما دارند. بعد ایمیل ها، پیام‌ها و درخواست‌های فوری را در زمان مناسب قرار دهید.

یک پرسش ساده می‌تواند کمک کند: اگر امروز فقط یک کار را باکیفیت انجام دهم، کدام کار بیشترین تفاوت را ایجاد می‌کند؟ این سوال ذهن را از فهرست بلندبالای وظایف به سمت اولویت واقعی می‌برد.

۲. تقویم را جایگزین فهرست بی پایان کنید

فهرست کار‌ها می‌تواند مفید باشد، اما یک مشکل دارد: نشان نمی‌دهد هر کار واقعا چه زمانی قرار است انجام شود. برای کار‌های مهم، یک بازه مشخص در تقویم قرار دهید. مثلا از ساعت ۹ تا ۱۰ برای نوشتن گزارش و از ساعت ۱۱ تا ۱۱:۳۰ برای پاسخ دادن به ایمیل ها.

وقتی کار‌ها وارد تقویم می‌شوند، ظرفیت واقعی روز بهتر دیده می‌شود و احتمال برنامه ریزی بیش از حد کاهش پیدا می‌کند.

۳. برای وقفه‌ها زمان ذخیره کنید

برنامه‌ای که تمام ساعت‌های روز را پر کرده باشد، با اولین تماس، جلسه ناگهانی یا مشکل پیش بینی نشده از هم می‌پاشد. به همین دلیل، بخشی از زمان کاری را عمدا خالی بگذارید تا برای وقفه ها، اصلاح اشتباهات و کار‌های غیرمنتظره جا داشته باشید.

این زمان خالی به معنای تلف کردن وقت نیست؛ بخشی از برنامه واقع بینانه است.

۴. کار‌های مشابه را دسته بندی کنید

اگر هر چند دقیقه یک بار از نوشتن گزارش به پیام رسان، از پیام رسان به ایمیل و بعد به جلسه بروید، ذهن دائما مجبور به تغییر زمینه کاری می‌شود. پاسخ دادن به ایمیل ها، تماس‌ها و پیام‌های داخلی را می‌توان در چند بازه مشخص انجام داد.

دسته بندی کار‌های مشابه کمک می‌کند تعداد جابه جایی‌های ذهنی کاهش پیدا کند و زمان بیشتری برای کار‌های نیازمند تمرکز باقی بماند.

۵. زمان کار عمیق را محافظت کنید

کار‌هایی مانند تحلیل، نوشتن، حل مسئله و تصمیم گیری به تمرکز نیاز دارند. برای این نوع وظایف، یک بازه بدون اعلان ایجاد کنید. تلفن را روی حالت بی صدا بگذارید، پیام رسان‌ها را ببندید و اگر امکان دارد به همکاران اطلاع دهید که در این بازه در دسترس نیستید.

این زمان لازم نیست چند ساعت طول بکشد. یک بازه ۲۵ تا ۵۰ دقیقه‌ای با تمرکز واقعی می‌تواند بسیار متفاوت از چند ساعت کاری باشد که مرتب با اعلان و پیام قطع می‌شود.

۶. جلسه را فقط با هدف روشن برگزار کنید

هر جلسه‌ای ضرورتا به یک جلسه نیاز ندارد. پیش از پذیرش یا برگزاری جلسه، سه سوال را مشخص کنید: هدف جلسه چیست؟ چه تصمیمی باید گرفته شود؟ چه افرادی واقعا باید حضور داشته باشند؟

اگر هدف فقط اطلاع رسانی است، ممکن است یک پیام یا گزارش کوتاه کافی باشد. در پایان جلسه نیز مسئول هر اقدام و زمان پیگیری را مشخص کنید. در غیر این صورت، جلسه ممکن است فقط به مجموعه‌ای از گفت‌و‌گو‌ها تبدیل شود که نتیجه مشخصی ندارند.

۷. یاد بگیرید محترمانه نه بگویید

مدیریت زمان بدون محافظت از زمان ممکن نیست. وقتی کار جدیدی به شما سپرده می‌شود، به جای پذیرفتن خودکار همه درخواست ها، درباره اولویت‌ها سوال کنید. برای مثال می‌توانید بگویید: برای انجام باکیفیت این کار، باید موعد تحویل را جابه جا کنیم.

اکنون روی یک اولویت دیگر کار می‌کنم؛ آیا این مورد می‌تواند تا فردا صبر کند؟ اگر این کار اضافه شود، کدام کار فعلی را متوقف کنیم؟ این نوع پاسخ، به جای رد کردن مسئولیت، درباره ظرفیت واقعی زمان و اولویت‌ها گفت‌و‌گو ایجاد می‌کند.

۸. برای کار‌های کوچک تصمیم مشخص بگیرید

هر کار کوتاهی لازم نیست همان لحظه انجام شود. وقتی یک کار کوچک وارد فهرست شما می‌شود، درباره آن یکی از چهار تصمیم را بگیرید: انجام دادن، واگذار کردن، زمان بندی کردن یا حذف کردن. کار‌های کوچک، اما مبهم اگر بدون تصمیم باقی بمانند، به مرور فضای ذهنی زیادی اشغال می‌کنند.

۹. پایان روز را مرور کنید

پنج دقیقه آخر روز کاری را به مرور اختصاص دهید. سه چیز را مشخص کنید: چه کاری انجام شد، چه چیزی باقی ماند و مهم‌ترین کار فردا چیست.

این مرور کوتاه باعث می‌شود ذهن مجبور نباشد تمام وظایف ناتمام را هنگام خروج از محل کار با خود حمل کند و شروع روز بعد نیز ساده‌تر شود.

۱۰. مشکل ساختاری را با برنامه ریزی شخصی پنهان نکنید

گاهی مشکل کمبود مهارت مدیریت زمان نیست. اگر حجم کار دائما بیشتر از ظرفیت است، اولویت‌ها مشخص نیستند، نیروی کافی وجود ندارد یا جلسه‌های بی هدف بخش بزرگی از روز را می‌گیرند، نمی‌توان همه مسئولیت را به برنامه ریزی فردی نسبت داد.

مدیریت زمان نباید تبدیل به ابزاری برای پنهان کردن کمبود نیرو، ضرب الاجل‌های غیرواقعی یا فرهنگ پاسخ گویی دائمی شود. مدیریت زمان سالم ترکیبی از برنامه ریزی فردی و طراحی مناسب کار است؛ یعنی اولویت روشن، اختیار کافی، بارکاری معقول و امکان تمرکز.

خودسنجی؛ زمان کاری شما کجا از دست می‌رود؟

آیا بیشتر روز کاری خود را صرف کار‌های فوری می‌کنید و کار‌های مهم به پایان روز منتقل می‌شوند؟

آیا فهرست وظایف شما آنقدر طولانی است که تقریبا هیچ وقت کامل نمی‌شود؟

آیا هنگام انجام کار‌های مهم، پیام‌ها و اعلان‌ها مرتب تمرکزتان را قطع می‌کنند؟

آیا در جلسه‌هایی شرکت می‌کنید که هدف یا نتیجه مشخصی ندارند؟

آیا معمولا کار‌های جدید را بدون پرسیدن اینکه کدام اولویت قبلی باید جابه جا شود، قبول می‌کنید؟

آیا حجم کار شما به شکل پایدار بیشتر از زمانی است که در اختیار دارید؟

اگر پاسخ شما به چند مورد مثبت است، ممکن است مشکل فقط کمبود نظم شخصی نباشد. شاید لازم باشد خود جریان کار، میزان وقفه‌ها و حجم مسئولیت‌ها را نیز بررسی کنید.

آیا چندوظیفگی واقعا بهره وری را بیشتر می‌کند؟

در کار‌های شناختی پیچیده، چیزی که چندوظیفگی نامیده می‌شود اغلب جابه جایی سریع میان وظایف است، نه انجام واقعی چند کار پیچیده به شکل هم زمان. برای همین، کاهش وقفه‌ها و اختصاص دادن زمان مشخص به هر وظیفه می‌تواند به حفظ تمرکز کمک کند.

آیا روش پومودورو برای همه مناسب است؟

برخی افراد با بازه‌های کوتاه مانند ۲۵ دقیقه بهتر کار می‌کنند و برخی برای کار‌های پیچیده به بازه‌های طولانی‌تر نیاز دارند. اصل مهم‌تر از عدد ۲۵ دقیقه، ایجاد دوره‌های مشخص تمرکز و استراحت است.

مدیریت زمان بیشتر برای بهره وری است یا آرامش؟

هر دو. شواهد پژوهشی نشان می‌دهند مدیریت زمان فقط با خروجی کاری ارتباط ندارد و با بهزیستی و رضایت از زندگی نیز مرتبط است؛ بنابراین هدف مدیریت زمان نباید این باشد که فرد هر ساعت بیشتری کار کند. هدف این است که زمان محدود خود را آگاهانه‌تر میان کار‌های مهم، ارتباطات، استراحت و زندگی شخصی تقسیم کند.

مدیریت زمان در محل کار یعنی بدانیم زمان خود را دقیقا کجا خرج می‌کنیم. اولویت بندی، زمان بندی واقعی، کاهش وقفه ها، محافظت از تمرکز، مدیریت جلسه‌ها و توانایی نه گفتن می‌توانند به کنترل بهتر روز کاری کمک کنند. اما اگر حجم کار از ظرفیت فرد بیشتر باشد، هیچ فهرست وظایفی نمی‌تواند یک مشکل ساختاری را کاملا حل کند. گاهی بهترین راه مدیریت زمان، فقط بهتر برنامه ریزی کردن نیست؛ بلکه روشن کردن اولویت‌ها و صحبت کردن درباره حجم واقعی کار است.