ادارات مخفی در دوره بحران: شرکت‌های بزرگ جهان به دفاتر ارواح می‌روند

پس از حمله تروریستی به برج‌های دوقلوی مرکز تجارت جهانی در نیویورک در 11 سپتامبر سال 2001 و دوره بحران ، صاحبان شرکت‌ها روی دفاتر و اماکن پشتیبان سرمایه‌گذاری کردند.

از 11 سپتامبر تا ویروس کرونا شرایط اضطراری نیازمند واکنش‌های بزرگ بوده است. به همین دلیل در شرایط کنونی و همزمان با شیوع کرونا برخی از شرکت‌های بزرگ در جهان برای حفظ کار و نیروهای خود بعضی از کارمندان را به دفاتری خالی در مکان‌هایی نامشخص منتقل می‌کند.

به گزارش مجله خبری نگار به نقل از بی‌بی‌سی، برخی این دفاتر را "اداره ارواح" می‌نامند. این ساختمان‌ها در حومه شهر‌ها و در اماکنی امن ساخته شده و برای سال‌ها بی‌سر‌و‌صدا در حالت‌ آماده‌باش نگهداری می‌شود. ممکن است سال‌ها در نزدیکی این دفاتر زندگی کنید یا از کنارشان رد شوید اما هرگز متوجه آنها نشوید. این دفاتر نشانه‌های فیزیکی کمی دارند. شاید یک حصار بلند و چند دوربین امنیتی. همین.

سازمان‌های بزرگ جهانی در زمان بحران، بروز یک حادثه، تخریب ساختمان‌های اصلی ادارات یا عدم دسترسی به دفاتر همیشگی کارمندان خود را به "ادارت مخفی و رمزآلود" منتقل می‌کنند.

شرکت‌های بزرگ در شرایطی مانند حملات ترویستی، بلایای طبیعی و البته بیماری‌های عالم‌گیر دفتر اصلی خود را ترک کرده و نیروهای خود را در دفاتر پشتیبان می‌فرستند. این عملیات با نام‌های "بازیابی بحران" یا "تداوم تجارت" نیز شناخته می‌شود.

متاسفانه در شرایط کنونی "بحران بیماری" پیش روی ما قرار دارد. در واکنش به شیوع سریع ویروس کرونا، برخی از شرکت‌ها مانند بانک‌های بزرگ به سرعت در حال فعال‌سازی برنامه‌های احتمالی هستند.

دورکاری برای تمامی کارمندان یا حرفه‌ها امکان‌پذیر نیست و به همین دلیل سایت‌های "بازیابی فاجعه" به عنوان گزینه‌های  جایگزین مطرح می‌شوند.

در تئوری اصلی، اگر ویروس به دفاتر اصلی کمپانی آسیب بزند، کارمندان در دفاتر پشتیبان قادر به ادامه کار خود هستند. این روش جایگزین بسیار خوبی برای کار از خانه است. در این روند کارمندانی که امکان دورکاری ندارند یا با اطلاعات حساس تجاری سروکار دارند، بدون مشکل به کارشان ادامه می‌دهند.

_____________________________________________________________________________

دفاتر "احیای بحران" راه‌کار بسیار خوبی برای افرادی هستند که توانایی کار از خانه را ندارند.

____________________________________________________________________________

در این روش کمپانی‌ها پیش از انتقال کارمندان به اداره ارواح، نام اعضا را روی میزهای شرکت پشتیبان قرار می‌دهند تا کارمندان پس از ورود به شرکت و بدون سردرگمی به‌کار خود ادامه دهند. کامپیوتر، تلفن و نرم‌‌افزارهای مورد نیاز کاری برای کارمند مورد نظر دقیقا مانند شرایط دفتر همیشگی آماده شده است. ساختمان‌ها نیز به شکلی ویژه و سخت‌گیرانه ایمن ساخته شده‌اند. آنها در برابر اتفاقاتی مانند زلزله یا طوفان مقاوم هستند.

همه مشاغل چنین امکاناتی را در اختیار ندارند اما دفاتر پشتیبان می‌توانند بقا و ایمنی کمپانی‌ها را در میانه بحران تضمین کنند. اغلبِ آشفتگی‌ها چند روز یا چند هفته طول می‌کشند اما از آنجا که ویروس کرونا ظرفیت ماندگاری تا سال 2021 را دارد، احتمالا بسیاری از سازمان‌ها بیشتر از همیشه به شرکت‌های پشتیبان خود اعتماد خواهند کرد.

ساخته شده برای بحران

"پاتریک مورلی" معاون ارشد شرکت مدیریت و تولید "خدمات سان‌گارد" (Sungard Availability Services) که کارش ارائه خدمات، ساخت و تجهیز دفاتر پشتیبان برای کمپانی‌هاست در این باره می‌گوید: در حال حاضر در بسیاری از مناطق جهان با افزایش مشتریان روبه‌رو شده‌ایم. این اتفاق در نوع خود بی‌سابقه است و اولین باری است که به صورت جهانی در حال مدیریت آن هستیم.

شرکت "سان‌گارد" بیش از 60 دفتر پشتیبان در 9 کشور جهان مانند بریتانیا، آمریکا و هند ساخته است. چند واحد از این ساختمان‌ها در بریتانیا قرار دارد و تعداد انگشت‌شماری از آنها در لندن.

شرکت‌ها معمولا تعداد مشخصی صندلی را برای دفاتر پشتیبان خود اجاره می‌کنند و ممکن است فضای این دفاتر را با بنگاه‌های تجاری دیگر شریک شوند. با این وجود شرکت‌های پردرآمدتر هزینه بیشتری برای دفاتر پشتیبان خرج کرده و تمام فضا را به صورت اختصاصی برای خود در حالت آماده باش قرار می‌دهند.

با گسترش نیروی کار در دفاتر و محیط‌‌های بیشتر، شرکت‌ها و مشاغل امیدوارند تا آسیب کمتری از ویروس "کووید- 19" به عنوان عامل بیماری جدید کرونا ببینند.

با این وجود برخی از کارشناسان و تحلیل‌گران کار از خانه (دور‌کاری) را راهی بهتر نسبت به افتتاح دفاتر جدید یا استفاده از ادارات ارواح می‌دانند. دور کاری باعث می‌شود تا کارمندان از ای ک دفتر اشتراکی و تماس نزدیک با هم دور شوند.

مورلی، معاون ارشد شرکت ‌"سان‌گارد" در این باره گفت: مشتریان ما در شرایط کنونی بیش از همیشه به "بهداشت" و "ضدعفونی کردن" فضا فکر می‌کنند. او در مورد خواسته مشتریان توضیح داد: اکثر آنها از ما می‌پرسند قبل از ورود کارمندان امکان تمیزی عمیق و همه جانبه در دفاتر و ادارات وجود دارد؟

سان‌گارد بسته‌های زیادی از مواد ضدعفونی کننده را در دفاتر و ساختمان‌های دفاتر پشتیبان قرار می‌دهد. سازو‌کارهای موجود در شرکت نیز به کارمندان یادآوری می‌کنند تا در زمان‌های مقرر دست‌هایشان را بشورند. شرکت‌ها همچنین دارای کارمندان ویژه و ماهر برای ضدعفونی کردن فضای اداره در طول روز یا شب هستند.

آژانس‌های خدمات مالی یا بانک‌ها اصلی‌ترین مشتریان دفاتر پشتیبان شرکت سان‌گارد محسوب می‌شوند اما شرکت‌های بیمه، آب و‌ برق، پتروشیمی و بنگاه‌های املاک نیز خواستار چنین امکاناتی هستند. به دلایل امنیتی، شرکت‌های بزرگ محل دفاتر پشتیبان یا ویژگی‌های این اماکن را فاش نمی‌کنند.

دفاتر داغ یا سرد محرمانه باقی می‌مانند

اگر چه نام مشتری محرمانه است، اما برخی از جزئیات اصلی درباره امکانات شرکت "سان‌گارد" عمومی است. این شرکت در خیابان "سوت‌وارک بریج" در مرکز لندن یک ساختمان با ظرفیت 1700 کارمند دارد.

شرکت سان‌گارد پیش از ورود کارمندان یک شرکت به دفتر پشتیبان تمامی امکانات سخت و نرم‌افزاری مورد نیاز کارکنان را آماده و مهیا می‌کند.

مورلی می‌گوید: معمولا برخی از کارکنان قبل از انتقال رسمی به دفاتر پشتیبان به طور آزمایشی این فضاها را دیده‌اند. برای برخی از کارمندان نیز چنین فضایی بسیار عجیب و جدید است. با این وجود سان‌گارد می‌گوید برای ایجاد احساس بهتر در همه کارمندان و تشکیل یک‌پارچگی راه‌کارهایی ارائه خواهد داد تا کارمندان با محیط کار جدید احساس غریبگی نکنند.

کارمندان به محض ورود به شرکت با علائم مشخص در پارکینگ یا آسانسور، محل پارک خودرو ، طبقه یا اتاق مورد نظر خود را پیدا خواهند کرد و تمام دستگاه‌ها، نرم‌افزارها یا اطلاعات لازم برای کار برایشان مهیا شده است.

این دفاتر پشتیبان با نام "سایت‌های داغ" معروفند و کارفرما نیازی به اتلاف وقت برای تهیه امکانات ندارد. در مقابل "سایت‌های سرد" نیز وجود دارند. در این سایت‌ها کارفرما یک سالن بزرگ عاری از امکانات را اجاره کرده و تجهیزات مورد نیاز خود را در میانه بحران به دفتر پشتیبان انتقال می‌دهد.

_______________________________________________________________________________

شرکت سان‌گارد پیش از ورود کارمندان یک شرکت به دفتر پشتیبان تمامی امکانات سخت و نرم‌افزاری مورد نیاز کارکنان را آماده و مهیا می‌کند.

_______________________________________________________________________________

تهیه غذا برای کارمندان دفاتر پشتیبان اصلی‌ترین چالش است زیرا کسی نمی‌داند این دفاتر در چه زمانی و تا چه حدی مورد استفاده قرار می‌گیرد. مورلی می‌گوید: شرکت وی لیست تمامی تهیه‌کنندگان مواد غذایی، کافه‌ها و رستوران‌های محلی را در دفتر حفظ می‌کند، زیرا دفاتر پشتیبان سان‌گارد رستوران ندارند و شرکت‌ها باید ناهار کارمندان را از قبل سفارش دهند.

خانم "کلوئی دمروفسکی" صاحب امتیاز و مدیرعامل موسسه بین‌المللی "احیای بحران" در این باره می‌گوید: بیماری عالم‌گیر نوع بسیار ویژه‌ای از بحران است. در سال‌های اخیر شرکت‌ها بیشتر از همیشه با بحران حملات سایبری مواجه بودند. شیوع جهانی ویروس کرونا ما را غافلگیر کرد. ما برای چنین اتفاقی آماده نبودیم.

او افزود: آمادگی مشاغل در برابر فجایع و شرایط بحرانی پس از بحران 11 سپتامبر معنی پیدا کرده است. پس از حمله تروریستی به برج‌های دوقلوی مرکز تجارت جهانی در نیویورک در 11 سپتامبر سال 2001 صاحبان شرکت‌ها روی دفاتر و اماکن پشتیبان سرمایه‌گذاری کردند.

دمروفسکی افزود: اگر حمله تروریستی را الگویی از یک فاجعه بدانیم، شما به عنوان صاحب یک شرکت تلاش می‌کنید تا کارکنان خود را از نقاط پر خطر یا مراکز شهر دور کنید.

 دفاتر پشتیبان مکان‌هایی کاملا بی‌روح هستند

دفاتر پشتیبان امروزی بخشی از میراث 11 سپتامبر معروف هستند. اما چرا در اقدامی ساده‌تر از کارمندان نمی‌خواهیم تا از خانه کار کنند؟

دمروفسکی در این باره با اشاره به حساسیت بالای برخی از مشاغل می‌گوید: احتمالا استفاده از دستگاه‌ها کامپیوتری شخصی یا اینترنت خانگی به اندازه کافی ایمن نخواهند بود. از طرفی در برخی موارد مشکلات عملیاتی نیز به وجود می‌آیند.

برخی از بنگاه‌های بسیار بزرگ نیز به سخت افزارهای رایانه‌ای بسیار سریع برای پردازش بازارهای مالی در کمترین زمان ممکن نیاز دارند. این عوامل باعث می‌شود تا یک شرکت بزرگ به جای سیاست کار از منزل برای کارمندان به دفاتر مجهز برای احیای شرایط بحرانی روی آورد.

__________________________________________________________________________________

برخی از دفاتر پشتیبان به صورت پناه‌گاه و سازه‌های ضد بمب ساخته می‌شوند و تحمل فشار شدید ناشی از بلایای  طبیعی را دارند.

__________________________________________________________________

"دیوید تید" مشاور و متخصص آمادگی در برابر فجایع در مورد دفاتر پشتیبان می‌گوید: بسیاری از این دفاتر فقط با وسایل مورد نیاز تجهیز شده و ممکن است برای کارمندانی که به صورت ناگهانی به این دفاتر ارسال می‌شوند فضایی دلگیر به نظر برسد.

این مشاور آمادگی در برابر بحران در این باره افزود: اگر بخواهیم روراست باشیم دفاتر پشتیبان معمولا مکان‌هایی خشک و بی روح هستند. این دفاتر برای کار طولانی مدت طراحی نشده‌اند. با این وجود کار راه می‌اندازند.

"تید" از برخی از ادارات پشتیبان در جهان بازدید کرده است. به گفته او بسیاری از این دفاتر به صورت یک پناه‌گاه و سازه ضد بمب ساخته شده‌اند و تاب مقاومت در برابر انواع تهدیدها را دارد. 

در "اوکلاهاما"ی آمریکا چنین ساختمان‌هایی تاب مقاومت و پایداری در برابر گردبادها و طوفان‌ها را دارند. برای مثال ساختمان "کورس 360" به عنوان مرکز داده شرکت "نورکراس" در ایالت "جورجیا"ی آمریکا با تاب مقاومت در برابر گردباد و طوفان‌هایی با سرعت بیش از 100 مایل در ساعت ساخته شده است.

"استیو گروبر" مدیرعامل شرکت "رس- کیو" (Res-Q) که 360 کورس را به عنوان دفتر پشتبان در اختیار بسیاری از شرکت‌ها قرار می‌دهد، می‌گوید: در هنگام بروز حوادث طبیعی مشتریان این ساختمان افزایش می‌یابند و شرکت‌ها خواهان استفاده از ساختمان و تجهیزات آن در بحران هستند.

ساختمان شرکت "نورکراس" بیش از 150 صندلی برای کارکنان دارد. "پی" ساختمان به شکلی ویژه و با سیستم شناسایی "نشت" ساخته شده و ساختمان به مدت 48 ساعت قادر به تامین انرژی‌هایی مانند برق و آب است. بیشتر دیوارهای این ساختمان بتنی هستند و بخش اعظمی از سازه در زیر زمین قرار دارد. در این ساختمان دوش‌هایی برای سرحال آوردن کارگران نیز در نظر گرفته شده است.

تجملات برای دوره‌ای نامشخص

" دانیل آلدریچ" مدیر امنیت و مقاومت دانشگاه "شمال شرقی" بوستون در ایالت "ماساچوست" آمریکا در این باره گفت: درک "لوکس بودن" هزینه‌کرد شرکت‌ها برای آماده نگه‌داشتن دفاتر پشتیبان در روز مبادا بسیار مهم است.

بسیاری از شرکت‌های بوستون اعلام کرده‌اند که شرایط لازم برای تهیه "دفاتر پشتیبان یا ارواح" را ندارند. شیوع کرونا باعث ضرر بسیاری از شرکت‌ها شده و مردم  نیز بیشتر در خانه مانده و درآمد خود را صرف خرید مواد غذایی و خریدهای ضروری می‌کنند.

با این وجود ادارات ارواح یا پشتیبان بهشت کارمندانی هستند که در دوران شیوع کرونت امکان کار از خانه را ندارند. هنوز نمی‌دانیم کار پساکرونا به چه شکل ادامه خواهد یافت اما مسلم است که کار دائمی انسان‌ها در آینده نزدیک و با تجربه بحران کنونی می‌تواند به طور شگفت‌انگیزی تغییر کند.

منبع: عصر ایران