چالش مدیریت دورکاری و راه‌های حل آن‌ها

مشکلات دورکاری

مجله خبری-سبک زندگی نگار: دورکاری، برای مدتی طولانی است که به یکی از شیوه‌های کاری مطلوب تبدیل شده است. از سال ۲۰۰۵ به بعد، آمار دورکاری یک روند به افزایش تدریجی را پشت سر می‌گذاشت و ۱۴۰ درصد رشد داشت، تا زمانی‌که سروکله ویروس کرونا در زندگی روزمره ما انسان‌ها پیدا شد. با شیوع این ویروس، شمار بسیار زیادی از شرکت‌ها از کارکنان خواستند از خانه و به صورت دورکار به انجام وظایفشان بپردازند. بدین ترتیب، مدیران، با چالش‌های مدیریت و مشکلات دورکاری روبه‌رو شدند.

در حال حاضر، که جهان هنوز مشغول نبرد با ویروس کرونا است، نزدیک به یک چهارم از کارکنان آمریکایی، دست‌کم به صورت پاره وقت، از خانه کار می‌کنند. در کشور ایران هم پدیده دورکاری بیش از پیش ترویج پیدا کرده و تعداد قابل‌توجهی از کارکنان کسب‌وکارها، امور روزانه‌شان را نه از دفتر کار، که از منزلشان پیش می‌برند.

اگر شما مدیر گرامی نیز در حال تجربه دورکاری و مشکلات دورکاری هستید، بدون شک برای مدیریت کارکنان، با چالش‌هایی روبرو شده‌اید و به دنبال آن هستید که بهترین استراتژی‌ها و روش‌ها را برای نظارت بر امور کسب‌وکار و فعالیت کارکنانتان، اتخاذ کنید.

تبریک می‌گویم. جای خوبی آمده‌اید؛ پیشنهاد می‌کنیم ما را تا انتهای مقاله همراهی کنید.

چالش‌های مدیریت دورکاری

تغییر وضعیت ناگهانی به دورکاری، بدون این‌که قبلا آمادگی حاصل شده باشد یا اصول آن آموزش داده شود، ممکن است برای کارمندان سخت باشد. این احتمال وجود دارد که کارمندان موفق و پربازده، در دوران دورکاری، بازدهی کاری همیشگی‌شان را نداشته باشند. ۵ مورد از مهم‌ترین چالش‌های مدیریت دورکاری را در شکل زیر نشان داده‌ایم تا به کاهش مشکلات دورکاری مبدل شود؛ و در ادامه، هر کدام را به تفضیل مورد بحث قرار داده‌ایم:

چالش شماره ۱) فقدان نظارت رو در رو

در شیوه کاری دورکاری، طبیعتا رابطه رو در روی بین مدیر و کارکنان، به‌کلی حذف می‌شود؛ در نتیجه، مدیران از این بابت نگرانی پیدا می‌کنند که نکند:

• کارکنان دورکار، از زیر فعالیت‌هایشان در بروند
• کارکنان دورکار، با سرعتی که مدنظر آن‌هاست، پیش نروند
• کارکنان دورکار، از زمانشان به شکل کارآمد بهره نبرند
• و مواردی از این قبیل.

راهکار و راه حل چالش شماره ۱

از یک راهکار برای ردیابی زمان استفاده کنید: تکنولوژی، مانند یک حامی، به کمک ما آمده است. نرم‌افزار‌هایی وجود دارند که به شما امکان می‌دهند زمان فعالیت کارمندان را تحت نظارت قرار بدهید. استفاده از این ابزارها، به نوعی یک تیر و دو نشان به شمار می‌رود، زیرا هم به شما اطمینان می‌دهد که کارمندان دورکار، استفاده موثری از زمانشان می‌کنند و هم این امکان را برای خود کارمندان مهیا می‌سازد که زمانشان را تحت کنترل بگیرند و بررسی کنند که چگونه می‌توانند از حواس‌پرتی‌ها دور مانده و بهره‌وری‌شان را ارتقا بدهند.

به جای دنبال کردن ساعات کار، روی اهداف و نتیجه‌ها تمرکز کنید: از شما می‌پرسیم: آیا واقعا مقدار ساعاتی که تیم دورکار به فعالیت می‌پردازند، اهمیت دارد؟ بهتر نیست به جای این کار، انجام شدن یا انجام نشدن وظایف محوله را هدف نظارت قرار بدهیم؟ تغییر مسیر دادن به یک فرهنگ هدف‌محور، به شما کمک خواهد کرد تا از شر استرس‌ها و نگرانی‌های بیهوده رهایی یابید و همزمان، به اعضای تیم‌تان نشان بدهید که به آن‌ها اعتماد کافی دارید. تا زمانی‌که اهداف تعیین‌شده، در بازه زمانی معین، محقق می‌شوند، کسی را مستقیم زیر ذره‌بین قرار ندهید که چه می‌کند و چه نمی‌کند.

چالش شماره ۲) مختل شدن ارتباط تیمی و عدم دسترسی به اطلاعات

با پیاده‌سازی دورکاری، هم مدیر و هم کارمند، برای دستیابی به اطلاعات مورد نیاز از همکاران دیگر، باید زمان بیشتری صرف کنند و تلاش بیشتری به خرج بدهند. چیزی که در محیط کار فیزیکی، با یک اعلان ساده به گوش همه می‌رسید، اکنون باید از طریق مراجع پیام‌رسانی، به اطلاع کارکنان برسد. اگر در کار اطلاع‌رسانی، اخلالی پیش بیاید، احتمال بروز خطرات زیر وجود خواهد داشت:

• کارکنان، بدون اطلاع یافتن از تغییر چشم‌انداز پروژه‌ها، همچنان به دنبال کردن مسیر قبلی ادامه خواهند داد.
• کارمندانی که از دانش مشترک دور بمانند، احساس خواهد کرد که جزوی از تیم نیستند و به اصطلاح، تک افتاده‌اند.
• اطلاع‌رسانی‌های غیردقیق، حتی اگر مربوط به مسائل خیلی کوچک و جزئی هم باشند، مشکلات بزرگ‌تری را به بار خواهند آورد.

راهکار چالش شماره ۲

از یک پلتفرم مشترک و ترجیحا واحد، برای برقراری ارتباطات بین کارکنان بهره بگیرید: پلتفرم‌های بسیاری برای این کار وجود دارد که ترلو و آسانا، نمونه‌هایی از آن‌ها هستند. با به‌کارگیری این پلتفرم‌ها، کارتان برای حفظ ارتباط بین تیمی و مطلع ساختن کارمندان از تغییرات اعمال‌شده در کسب‌وکار، آسان خواهد شد.

در شرایط دورکاری، دیگر خبری از جلسات حضوری روزانه یا هفتگی نخواهد بود؛ ولی این امر بدان معنی نیست که به کلی باید قید برگزاری جلسه را بزنید: خوشبختانه، برای این کار نیز نرم‌افزار‌های مناسبی تهیه شده‌اند. با یک برنامه از پیش‌هماهنگ‌شده، در این نرم‌افزار‌ها با کارمندان جلسه مجازی تصویری برقرار کنید و آن‌ها را در جریان به‌روزرسانی‌ها، ضرب‌العجل‌ها و جزئیات امور کسب‌وکار قرار بدهید.

در کنار ایمیل زدن و ارسال پیام در پیام‌رسان‌ها، از زنگ زدن و برقراری تماس صوتی غافل نشوید: کارمندان دورکار، زیر هجمه پیام‌های ایمیلی و گفتگو‌های پیام‌رسان‌ها قرار دارند و ممکن است این امر به مرور زمان برایشان فرساینده باشد. در دام نوشتن نیفتید و خودتان را به ارسال پیام متنی محدود نسازید.

اگر دچار شک و تردید شدید، افراط در برقراری ارتباط جایز برایتان جایز خواهد بود: در مدیریت دورکاری، افراط در برقراری ارتباط، نتایج به مراتب بهتری دارد تا تفریط در این کار. ممکن است برخی از کارمندان، به دلیل این‌که با آن‌ها مستقیم وارد گفتگو نمی‌شوید و تعاملی با آن‌ها ندارید، حس انزوا داشته باشند. رهبران و مدیران قدرتمند، افراط در برقراری ارتباط را ترجیح می‌دهند و با اعضا در مورد وضعیت کسب‌وکار، اولویت‌ها و جدیدترین خبر‌ها به گفتگو می‌پردازند.

(به عنوان یک نکته، به خاطر داشته باشید که باید در ساعت‌های متعارف با کارکنان وارد گفتگو شوید و حریم خصوصی آن‌ها را نقض نکنید).

چالش شماره ۳) وارد شدن به وادی افراط در مدیریت

در چالش شماره یک مدیریت دورکاری و مشکلات دورکاری، عنوان کردیم که وقتی شما همراه با کارمندان در دفتر کار شرکت حضور نداشته باشید، نخواهید توانست از نزدیک بر نحوه کار آن‌ها کنترل اعمال کنید. در چنین شرایطی، مستعد میکرومنیجینگ یا افراط در مدیریت خواهید شد.

وقتی به اعضای تیم اعتماد نداشته باشید و حس کنید که آن‌ها در انجام امور کوتاهی می‌کنند، به صورت خودکار سعی خواهید کرد تا در جزئیات تمامی امور آن‌ها سرک کشیده و در چند و، چون انجام وظایف توسط آن‌ها اعمال دخالت کنید.

در چنین موقعیتی، ممکن است تصور کنید که کار درست همین است و رویه کارآمدی را در پیش گرفته‌اید، ولی بهتر است اطلاع داشته باشید طبق نتایج تحقیقات، ۶۹ درصد از کارمندان که قصد عوض کردن شغلشان را داشته‌اند، اعلام کرده‌اند علت تصمیم‌شان، این بوده که مدیرشان در مدیریت کردن آن‌ها، افراط می‌ورزد.

راهکار چالش شماره ۳

دستورالعمل‌های لازم و انتظاراتی که از کارکنان دارید را به روشنی مشخص کنید: در مدیریت دورکاری، جایی برای ابهام وجود ندارد. چالش افراط در مدیریت را به راحتی می‌توان حل‌وفصل کرد. بدین منظور باید دستورالعمل انجام پروژه‌ها را به شکل کاملا دقیق و واضح، برای کارمندان ارسال کنید و به اطلاع آن‌ها برسانید که چه کاری را باید انجام بدهند و وظایفشان را طی چه زمانی باید به اتمام برسانند؛ سپس، کارمند را آزاد بگذارید تا کار را به دلخواه خودش پیش ببرد. لازم نیست از ابتدا تا انتهای فرآیند انجام کار را تحت مدیریت قرار بدهید. اگر مرتبا وارد مراحل اجرایی مربوط به کارمندان نشوید و آن‌ها را سوال پیچ نکنید، به احتمال زیاد، آن‌ها عملکرد بهتری از خودشان نشان خواهند داد.

در فواصل زمانی منظم، از اعضای تیم بازخورد بگیرید: آیا شک دارید و نمی‌دانید میزان تعامل شما با تیمتان تا چه اندازه زیاد یا کم است؟ یک راه‌حل ساده وجود دارد: از اعضای تیمتان بپرسید. گرفتن بازخورد، یک روش عالی است که کمک می‌کند تا متوجه بشوید کدام شیوه به خوبی جواب داده و کدام یک جا دارد تا بهتر شود. علاوه بر آن، با درخواست نظر و پیشنهاد از اعضای تیم، این حس را در آن‌ها القا خواهید کرد که با ارزش هستند و دیدگاه آن‌ها در پیشبرد کسب‌وکار نقش چشمگیری دارد.

چالش شماره ۴) ایجاد اختلال در انگیزش کارکنان و القا کردن حس تعلق خاطر به کسب‌وکار در آن‌ها

هیچ تفاوتی ندارد که کارمندان شما دورکار هستند یا به شکل حضوری در محیط دفتر وظایفشان را به انجام می‌رسانند؛ در هر حالت، انگیزه‌بخشی به آن‌ها و حفظ تعامل با آن‌ها، از چنان اهمیتی برخوردار است که قابل چشم‌پوشی نیست. وقتی کنار کارکنان هستید، می‌توانید با آن‌ها گفتگو کنید، از مشکلات آن‌ها آگاه شوید و یا با گفتن لطیفه‌ای، خنده را به لب‌هایشان بیاورید. طبق آمار، بیش از نیمی از کارمندان، بر این باور هستند که یکی از حیاتی‌ترین فاکتور‌ها در موفقیت شرکت، برقراری ارتباط با کارمندان است و بله، درست است؛ وقتی تیم به صورت مجازی امور را بگردانند، تعامل و انگیزه‌بخشی به آن‌ها، یک کار چالش‌برانگیز خواهد بود و معمولا تبدیل به مشکلات دورکاری می‌شوند.

حتما ضرب‌المثل «از دل برود هر آن‌که از دیده برفت» را شنیده‌اید. کارمندان دورکار، در دام خطر هستند و اندکی غفلت، به کاهش انگیزه و علاقه آن‌ها به سازمان منجر خواهد شد و این امر، از نظر زمانی و مالی، برای کسب‌وکار هزینه‌هایی را در پی خواهد داشت.

یکی دیگر از پیامد‌های کاهش انگیزه و حس تعلق خاطر در کارکنان دورکار، به این ترتیب است که سطح رضایت شغلی در آن‌ها رو به کاهش می‌گذارد.

پیامد سومی هم در کار است؛ بدین شرح که وقتی ارتباط فیزیکی کارمند به کلی از شرکت قطع شود و او با همتایانش تعامل و گفتگو نداشته باشد، سایه چشم‌انداز شرکت و فرهنگ سازمانی به مرور در ذهن او کمرنگ‌تر شده و رو به محو شدن خواهد گذاشت.

راهکار چالش شماره ۴

در ابتدا یا انتهای جلسات، زمان کوتاهی را برای گپ زدن با کارمندان اختصاص بدهید: به جای صحبت کردن در زمان استراحت یا وقت نهار، که با دورکاری عملا غیرممکن شده، بهتر است طی جلسات آنلاین، در کنار صحبت‌های کاری، زمان اندکی را به گپ و گفت‌های کوتاه متفرقه اختصاص بدهید. از مشکلات کارمندان اطلاع پیدا کنید، از آن‌ها در مورد شرایطشان در دورکاری بپرسید، به پاسخ‌هایشان، فعالانه گوش بدهید، با آن‌ها همدلی کنید و به آن‌ها انگیزه بدهید. اگر چنین کاری انجام ندهید و صرفا روی مکالمات کسب‌وکاری متمرکز شوید، کارمندان به مرور از شما دور خواهند شد و حس تعلق خاطرشان را از دست خواهند داد.

سرگرمی داشته باشید: صرف این‌که شما دیگر به صورت حضوری در دفتر کار با هم ملاقات نمی‌کنید، بدین معنا نیست که نمی‌توانید هیچ سرگرمی مشترکی با هم نداشته باشید. برای مثال، می‌توانید از کارکنان بخواهید هفته‌ای یک بار، عکس‌هایی شاد از خودشان ارسال کنند و خودتان نیز در این رسم، شرکت کنید. این قبیل از فعالیت‌ها، شاید در ظاهر بیهوده به نظر برسند، ولی در مستحکم ساختن چارچوب‌های تعاملی و محکم‌کردن ستون فرهنگ شرکتی، نقش قابل‌توجهی را ایفا می‌کنند.

چالش شماره ۵) عدم توانایی کارمندان در برقراری تعادل بین زندگی کاری و شخصی

برای کسی که تجربه داشته باشد، دورکاری یک روش ایده‌آل برای ایجاد تعادل بین زندگی شخصی و کاری خواهد بود، ولی گاهی اوقات، مرز بین زمان کار و زمان استراحت، محو می‌شود. کارکنان دورکار، که از خانه وظایفشان را به انجام می‌رسانند، در صورت نداشتن مهارت کافی، مستعد این هستند که به عادت‌های ناسالم مبتلا شوند و دچار مشکلات دورکاری گردند، در مدیریت زمان دچار مشکل شوند و حتی به افسردگی دچار گردند. چنین اتفاقاتی، نه به نفع کارمند است و نه به نفع کسب و کار.

ما همگی به دنبال کارکنانی هستیم که سالم هستند، با شادی زندگی می‌کنند و بهترین نسخه از خودشان را بروز می‌دهند.

راهکار چالش شماره ۵

در چنین مواقعی، توصیه می‌کنیم در کنار مدیر بودن، نقش کوچ را نیز به عهده بگیرید: بهترین مدیران دنیا، کسانی هستند که بیش از آن‌که کارمندان را مدیریت کنند، به کوچینگ آن‌ها می‌پردازند. اگر کارمندی بازدهی پایینی دارد و نمی‌تواند زندگی کاری و شخصی‌اش را مرزبندی کند، زمان مشخصی را به او اختصاص بدهید، با او گفتگو کنید، مشکلاتش را جویا شوید و به او راهکار بدهید.

سخن پایانی: شما قادر هستید بر چالش‌های مدیریت دورکاری غلبه کنید!

مدیریت و رهبری هیچ‌گاه کار آسانی نبوده است. مدیران باید بر تیم‌های دورکار نظارت کنند (چه در دوران شیوع پاندمی و چه در زمان‌های دیگر) و چنین کاری، با سختی همراه است.

در دوران گذار به دورکاری، احتمال دارد شما به عنوان مدیر، برای انجام صحیح مسئولیت‌تان، متحمل فشار شوید؛ ولی توصیه می‌کنیم نگرانی را کنار بگذارید.

به خاطر بیاورید که در مسیر مدیریت کسب‌وکارتان، چه موانع سختی را پشت سر گذاشته‌اید؛ مطمئنا، با به خاطر سپردن اصول کنترل کارمندان که در مقاله حاضر معرفی شدند، خودتان را به مجموعه جامعی از استراتژی‌ها مجهز خواهید کرد که با پیاده‌سازی آن‌ها، قادر خواهید بود این موانع را هم هوشمندانه، پشت سر گذاشته و کارکنان‌تان را متمرکز و پربازده نگه دارید؛ کارکنانی که بدون توجه به آن‌چه در جهان رخ می‌دهد، ذهنیت مثبت خودشان را حفظ می‌کنند و به دنبال این هستند که بهترین خودشان را ارائه دهند.